Wenn ein Unternehmen bestimmte Fähigkeiten oder Ausrüstungen benötigt, diese jedoch nicht intern erfüllen kann, kann eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ausgestellt werden. RFPs helfen Unternehmen, miteinander zu kommunizieren und einen gesunden Wettbewerb zu fördern. Abhängig von der Anzahl der Gebote, die ein Unternehmen erhalten möchte, kann ein RFP an einige wenige Unternehmen gesendet oder für die Öffentlichkeit zugänglich sein, damit jedes Unternehmen ein Gebot abgeben kann.
Request for Proposal
Unternehmen und Regierungsbehörden stellen Angebotsanfragen, wenn sie Dienstleistungen oder Ausrüstung von anderen Unternehmen benötigen. RFPs, die in Fachzeitschriften, Zeitungen oder Online-Datenbanken veröffentlicht werden, können auch direkt an Unternehmen, Berater oder gemeinnützige Organisationen gesendet werden, die in der Lage sind, bestimmte Dienstleistungen oder Geräte bereitzustellen, die aufgrund einer früheren Arbeitsbeziehung oder eines guten Rufs innerhalb einer Branche aufgeführt sind.
RFP-Komponenten
In einer Angebotsanfrage sollte der erforderliche Service oder die erforderliche Ausrüstung klar umrissen sein, z. B. der Abschluss eines Projekts oder die Erfüllung einer bestimmten Anzahl von Materialien oder Ausrüstungsgegenständen. Das RFP sollte den Umfang des Projekts, die zu erbringenden Leistungen, das Budget sowie alle Meilensteine und Fristen enthalten. Wenn Sie Material oder Ausrüstung anfordern, sollte das RFP zusätzlich zur Gesamtzahl der Teile ein Budget und einen Liefertermin enthalten. Das RFP sollte auch eine Frist für die Einreichung von Vorschlägen und eine Anfrage für Materialien wie Lebensläufe, Budgetschätzungen oder eine Liste der anwendbaren Fähigkeiten und Fachkenntnisse enthalten. Geben Sie Geschäftskontaktinformationen an, falls Bieter zusätzliche Fragen haben.
Ausschreibung
Der Bietungsprozess beginnt, wenn das RFP zur öffentlichen Ansicht freigegeben wird. Unternehmen und Auftragnehmer, die an der Erfüllung des RFP interessiert sind, sollten alle angeforderten Informationen fristgerecht einreichen. Nach Ablauf der Frist werden die Vorschläge einem Überprüfungsprozess unterzogen, um den für das Projekt am besten geeigneten Kandidaten zu finden. Das Unternehmen kontaktiert den Gewinner, um mit der Arbeit an dem Projekt zu beginnen.
Gebotslisten
Unternehmen können Gebotslisten erstellen, zu denen unabhängige Auftragnehmer und andere Unternehmen mit den Fähigkeiten oder Branchenerfahrungen gehören, die für die Arbeit an Unternehmensprojekten erforderlich sind. Unternehmen können Anfragen zur Teilnahme an Gebotslisten von anderen Unternehmen oder Einzelpersonen annehmen, oder das Unternehmen kann andere zur Teilnahme einladen. Um eine überschaubare Liste zu führen, müssen Unternehmen und Auftragnehmer möglicherweise alle paar Jahre durch Senden einer neuen Anfrage erneut in die Liste aufgenommen werden oder ihr Firmenprofil aktualisieren, um einen Platz auf der Liste zu rechtfertigen.
Antworten auf eine Ausschreibung
Stellen Sie bei der Beantwortung eines RFP sicher, dass Sie alle angeforderten Fragen beantworten und Materialien wie Lebensläufe, Referenzen, Kundenreferenzen, eine Liste spezifischer Fähigkeiten und Erfahrungen, die Anzahl der Mitarbeiter und andere Elemente bereitstellen, um sicherzustellen, dass Sie sich für die Angebotsüberprüfung qualifizieren. Wenn das RFP beispielsweise ein maximales Seitenlimit enthält, bleiben Sie innerhalb dieses Limits. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alle RFP-Fristen einhalten, da die meisten Unternehmen ein nach dem Fälligkeitsdatum abgegebenes Gebot nicht akzeptieren. Bereiten Sie Ihren Vorschlag professionell vor und verwenden Sie eine Sprache, die für die Branche geeignet ist, in der Sie arbeiten.