Wie lange sollte ein Unternehmen Kreditkartenbelege aufbewahren?

Kunden haben bis zu 18 Monate Zeit, um Gebühren auf ihrer Kreditkartenrechnung zu bestreiten. Wenn Sie die Kreditkartenbelege aus Verkaufstransaktionen nicht aufbewahren, kann Ihr Unternehmen gezwungen sein, das Geld für den Kauf an das Kreditkartenunternehmen des Kunden zurückzugeben. Wenn das Kreditkartenunternehmen auf der Seite des Kunden steht und Sie nicht über die Quittung verfügen, um den Kauf zu bestätigen, kann das Unternehmen Ihrem Händlerkonto eine Rückbuchung belasten.

Rückbuchung bestreiten

Der Kreditkartenbeleg für persönliche Transaktionen enthält normalerweise die Unterschrift des Kunden. Wenn Sie die Quittung weggeworfen haben, können Sie nicht nachweisen, dass der Kunde tatsächlich für den Kauf unterschrieben hat. Laut Visa umfassen andere Methoden zur Anfechtung einer Rückbuchung jegliche Korrespondenz zwischen Ihnen und dem Karteninhaber, bei der er den Kauf bestätigt, sowie andere Informationen auf der Quittung, einschließlich eines Autorisierungscodes. Die Quittung selbst zeigt auch, dass Sie die Karte oder Informationen von der Karte hatten, um sie in Ihr Händlerterminal einzugeben, um die Transaktion abzuwickeln.

Quittungsspeicher

Kreditkartenbelege enthalten Informationen, mit denen Identitätsdiebe betrügerische Konten erstellen und illegale Einkäufe tätigen können. Eine sichere Methode zum Speichern Ihrer Quittungen ist wichtig, um die Informationen Ihrer Kunden zu schützen. Die Federal Trade Commission empfiehlt, alles, was die Identifizierungsinformationen eines Kunden enthält, in einem verschlossenen Raum oder einer Datei aufzubewahren und die Anzahl der Mitarbeiter, die Zugriff auf die Informationen haben, auf so wenige wie möglich zu beschränken. Wenn Sie digitale Kopien der Belege aufbewahren, verschlüsseln Sie die Dateien und stellen Sie zwei oder mehr Mitarbeitern Teile der Verschlüsselungsschlüssel zur Verfügung. Dies stellt sicher, dass niemand allein auf die Dateien zugreifen kann.

Belege zerstören

Obwohl dies von den meisten Unternehmen nicht verlangt wird, stellt die Befolgung der Entsorgungsregel der FTC sicher, dass die Informationen auf den Belegen nach der Zerstörung nicht mehr erkannt werden. Zumindest sollten Sie die Belege vernichten. Um jedoch sicherzustellen, dass die Daten nicht wiederzuerkennen sind, sollten Sie in Betracht ziehen, die nach dem Vernichten verbleibenden Daten zu brennen. Alternativ können Sie eine Firma beauftragen, die sich auf die Vernichtung von Unternehmensunterlagen spezialisiert hat. Darüber hinaus können Sie theoretisch Daten eliminieren, indem Sie Computerdateien mehrmals löschen und neu schreiben. Erweiterte Datenabrufprogramme können jedoch möglicherweise einige der vertraulichen Informationen abrufen. Eine bessere Option ist die Verwendung eines Sicherheitsprogramms, das die Datei löscht und neu schreibt, bis die Originaldatei nicht mehr erkennbar ist.

Steuern

Der Internal Revenue Service empfiehlt, dass Sie alle Unterlagen über Abzüge und Einnahmen mindestens drei Jahre lang aufbewahren. Die Aufbewahrung von Kreditkartenbelegen ist nicht obligatorisch, solange Sie über andere Unterlagen zum Verkauf verfügen, z. B. Ihre Einzahlungsunterlagen von Ihrem Händlerkonto oder Ihre Registrierkassenbelege. Wenn Sie jedoch eine Rückbuchung von Ihren Steuern abziehen möchten, kann der Originalbeleg oder eine Kopie dazu beitragen, den Verlust zu überprüfen, wenn der IRS Ihre Rückgabe für eine Prüfung auswählt.