Kommunikation baut Beziehungen auf, einschließlich der Arbeitsbeziehungen, die es den Mitarbeitern eines Unternehmens ermöglichen, ihre Bemühungen für das Gemeinwohl zu koordinieren. Um Überschneidungen oder Lücken in der Arbeit zu vermeiden, die die Koordination untergraben würden, müssen wachsende Kleinunternehmen schließlich eine Organisationsstruktur aufbauen. Die Struktur legt nicht nur den Platz aller fest, sondern auch eine Kommunikationshierarchie. Diese Hierarchie beruht auf den in der Struktur hergestellten Verbindungen. Diese Verbindungen bestimmen formale Kommunikationskanäle. Die Autoren von „Management: Erwartungen erfüllen und übertreffen“ bezeichnen diese formalen Kanäle als „designierte Pipelines für Nachrichten“ und betonen den offenen Kommunikationsfluss, der ein reibungsloses Funktionieren eines kleinen Unternehmens gewährleistet.
Aufwärtsströmung
Die Kommunikation in Unternehmen erfolgt über die Ebenen einer Organisation hinweg. Die Kommunikation entlang der Befehlskette gibt dem Management wertvolle Informationen über den Stand des Unternehmens. Feedback, Berichte, Kundeninformationen, Vorschläge und Arbeitsanforderungen fließen vom Untergebenen zum Manager. Als Inhaber eines Kleinunternehmens müssen Sie nicht passiv auf diese Kommunikation warten. Zu den Instrumenten, die eine offene Kommunikation von Ebene zu Ebene fördern, gehören Umfragen, regelmäßige Besprechungen, eine Politik der offenen Tür und die Teilnahme von Mitarbeitern an Beratungsgremien.
Abwärtsströmung
Kommunikationen, die von einer Ebene zur nächsten fließen, reichen von operativen bis zu strategischen Angelegenheiten. Zu den täglichen Angelegenheiten gehören Richtlinien für Vorgesetzte, Feedback, Schulungen und Beurteilungen. Beginnend mit dem Eigentümer muss das Management jedoch auch die Führung übernehmen, indem es umfassendere Anliegen kommuniziert – Leitprinzipien wie die Vision, Mission und strategische Ziele des Unternehmens. Das Beibehalten dieser relevanten Faktoren treibt das Unternehmen auf den richtigen Weg. Zu den Tools zum Übertragen von Nachrichten gehören neben Einzel- und Gruppentreffen auch Newsletter und Blogs, soziale Medien, Verfahrenshandbücher, Berichte, Memos und Briefe.
Seitliche Bewegung
Ebenen in der Kommunikationshierarchie legen fest, wie Personen und Abteilungen im gesamten Unternehmen kommunizieren. Menschen gleichen oder ähnlichen Niveaus kommunizieren untereinander. Das tun auch die Abteilungsleiter. Diese horizontale Kommunikation ermöglicht es den Menschen, ihre Bemühungen so zu koordinieren, dass eine Hand weiß, was die andere tut. Zur horizontalen Kommunikation gehören auch externe Kontakte zu Lieferanten und Kunden. Die gesammelten Informationen können dann mit Abteilungen oder Teammitgliedern geteilt werden. Neben direktem Kontakt und schriftlichen Nachrichten basiert die horizontale Kommunikation auf Tools wie gebührenfreien Nummern und E-Mail-Support.
Strukturelle Effekte
Die Art der Organisationsstruktur eines Unternehmens wirkt sich auf seine Kommunikation aus. In der traditionellen Konfiguration – der Chef oben, die Manager unten und die Mitarbeiter unten – sorgt die enge, formale Hierarchie für kontrollierte, formale Kommunikationskanäle. Die meisten neuen kleinen Unternehmen haben lockerere, informelle Organisationen und mehr frei fließende Informationen – weniger ausgewiesene Pipelines, mehr Flüsse, die Kanäle abschneiden, wie sie wollen. Ein Kleinunternehmer, der sich auf Teams anstatt auf Managementebenen verlässt, um Ziele zu erreichen – die Teamstruktur – betont notwendigerweise die horizontale Kommunikation zwischen den Teammitgliedern. Ohne Einschränkung durch formelle bürokratische Kanäle verbreiten sich Informationen schnell. Schnelle Kommunikation macht ein Unternehmen flexibel und reaktionsschnell.