Ein Personalinformationssystem (HRIS) ist eine Computersoftware, mit der Arbeitgeber die Personalfunktionen ihrer Organisation verwalten. Es verfügt über die Fähigkeit, Beschäftigungsaufzeichnungen aller Mitarbeiter zu führen, und Arbeitgeber können damit Kennzahlen zu Personal-, Leistungsmanagement-, Vergütungs- und Leistungsaktivitäten des Unternehmens erfassen. Obwohl nicht alle Unternehmen ein HRIS-System verwenden, bietet dies viele Vorteile.
Berichterstattung
Der vielleicht größte Vorteil, den die Verwendung eines HRIS-Systems für ein Unternehmen mit sich bringt, ist die Fähigkeit, Berichte und Präsentationen zu erstellen. Ein HRIS-System enthält in der Regel alle Informationen zu den Personalinitiativen des Unternehmens, einschließlich Einzelheiten zu den Einstellungspraktiken der Gruppe, z. B. eine umfassende Auflistung aller Bewerber, einen aktuellen Index der Stellenangebote und elektronische Kopien der Onboarding-Unterlagen jedes Mitarbeiters , wie I-9- und W2-Formulare. Es enthält auch Daten zum Gehalt und zur Anreizvergütung jedes Mitarbeiters. Die Ergebnisse der jährlichen Leistungsbeurteilungen und aller Disziplinarmaßnahmen, die gegenüber Mitgliedern des Teams ergriffen wurden, sind ebenfalls enthalten.
Da diese Zahlen in einer Datenbank gespeichert sind, kann ein Geschäftsinhaber eine Vielzahl detaillierter Berichte erstellen, die einige oder alle dieser Informationen enthalten. Wenn er beispielsweise zusätzliches Personal einstellen möchte, kann er einen Bericht über frühere Kandidaten erstellen, die über bestimmte Fähigkeiten verfügen. Alternativ kann er einen Vergütungsbericht erstellen, um die erforderlichen Informationen bei der Erstellung des Jahresbudgets zu erhalten.
Rekrutierung
Zur Unterstützung der Personalanstrengungen eines Unternehmens bieten viele HRIS-Systeme eine ausgeklügelte Schnittstelle, die sowohl von internen Mitarbeitern als auch von externen Bewerbern verwendet werden kann. Ein HRIS-System ermöglicht es Kandidaten für offene Stellen, ihre Lebensläufe und Kontaktinformationen von einem Remotecomputer an einen potenziellen Arbeitgeber zu senden. Das System sammelt dann die Informationen und archiviert sie, so dass sie für den Einstellungsmanager leicht zugänglich sind. Bei der Suche nach Kandidaten kann der Manager anhand einer Vielzahl von Fragen, einschließlich Standort, Bildungsstand, jahrelanger Berufserfahrung und technischer Fähigkeiten, eine detaillierte Suche nach gesammelten Lebensläufen durchführen. Darüber hinaus ermöglicht die Software aktuellen Mitarbeitern, sich elektronisch für neue Stellen zu bewerben.
Vorteile Verwaltung
Ein HRIS-System ermöglicht es einem Unternehmen, die Verwaltung von Leistungen an Arbeitnehmer zu optimieren. In vielen Fällen können sich Mitarbeiter und Neueinstellungen elektronisch in Vorsorgepläne einschreiben. Sie können sich auch am System anmelden, um ihre aktuelle Abdeckung während des ganzen Jahres zu überwachen und zu aktualisieren und den Status, abhängige Informationen und Kontaktdaten nach Bedarf zu ändern. Ein Self-Service-System ermöglicht eine effiziente Verwaltung der Leistungen mit möglichst wenig Personal, wodurch Zeit und Geld für ein Unternehmen gespart werden.