Was machen Ausschüsse einer Organisation?

Ein Ausschuss ist eine Gruppe von Personen, die die Verantwortung für die Verwaltung eines bestimmten Themas für eine Organisation übernehmen, die zu kompliziert ist, um von der größeren Gruppe, zu der sie gehören, behandelt zu werden. Einige Ausschüsse werden gebildet, um kurzfristige Probleme oder Probleme zu lösen, während ständige Ausschüsse fortlaufend zusammentreten, um ein wiederkehrendes oder regelmäßiges Problem zu lösen. Wenn Ausschüsse effizient sind, erreichen sie effektiv einen Konsens und lösen Probleme. Wenn sie ineffizient sind, verschwenden sie Zeit und Energie und verfehlen ihre Ziele.

Arten von Ausschüssen

Kurzfristige oder Ad-hoc-Ausschüsse werden eingerichtet, um sich mit einem bestimmten Thema zu befassen, und werden nach Abschluss der Aufgabe aufgelöst. Themen können Wahlen, Programme und Veranstaltungen, Nominierungen oder Spendenaktionen sein. Ständige Ausschüsse erörtern Themen wie Finanzen, Personal, Öffentlichkeitsarbeit oder Programmevaluierung. Beratende Ausschüsse sind ständige Ausschüsse, die gebildet werden, um Anweisungen in einem bestimmten Bereich zu geben. Bei komplexen Themen kann das Komitee kleinere Gruppen bilden - sogenannte Unterausschüsse, Task Forces oder Arbeitsgruppen -, um sich auf einen Bereich zu konzentrieren und dem Exekutivkomitee oder Vorstand Bericht zu erstatten.

Management

Die Ausschüsse haben einen bestimmten Leiter oder Vorsitzenden, der die Sitzungen verwaltet und das festgelegte Protokoll befolgt, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht werden. Der Vorsitzende vertritt auch den Ausschuss und berichtet die Ergebnisse an den Vorstand oder an Personen, denen sie verantwortlich sind. Ständige Ausschüsse ernennen häufig einen Ko-Vorsitzenden, der einspringt, wenn der Vorsitzende nicht verfügbar ist, einen Sekretär für administrative Aufgaben wie Tagesordnungen, Protokolle und Logistik und manchmal einen Schatzmeister für die Verwaltung der Finanzen. Aufgrund des kurzfristigen Charakters von Ad-hoc-Ausschüssen dürfen sie außer dem Vorsitz keine anderen Rollen zuweisen.

Meetings

Die Ausschüsse treffen sich regelmäßig, wobei die Häufigkeit von der Dringlichkeit des Problems abhängt. Ein Ad-hoc-Ausschuss kann wöchentlich oder zweiwöchentlich zusammenkommen, um eine Frist einzuhalten. Ständige Ausschüsse treffen sich normalerweise alle ein, zwei oder drei Monate. Einige Ausschüsse können während der Sommer- oder Ferienferien aufgelöst werden oder bis ein anderes Problem auftritt, das Maßnahmen des Ausschusses erfordert. Zu den wirksamen Ausschüssen gehören Mitglieder, die sich an ein festgelegtes Protokoll halten, z. B. pünktlich eintreffen, keine Nebendiskussionen abhalten, auf der Tagesordnung bleiben und an Diskussionen teilnehmen.

Verfahren

Effektive Ausschüsse geben für jede Sitzung eine Tagesordnung heraus. Die Tagesordnung sollte Besprechungslogistik, noch nicht abgeschlossene Geschäfte aus der vorherigen Besprechung und neue Diskussionsthemen umfassen. Es notiert die zugewiesene Zeit für jedes Thema, die Redner und die erforderlichen Materialien oder Informationen, um sie zur Besprechung zu bringen. Der Sekretär oder Notizenschreiber zeichnet die Protokolle auf und teilt sie dem Ausschuss nach der Sitzung mit. Formelle Ausschüsse können eine Abstimmung über Fragen für die ständige Aufzeichnung erfordern, wie in der Satzung der Ausschüsse definiert, die bei der Bildung der Gruppe erstellt wurde.

Ein typisches Treffen

Effektive Ausschüsse verteilen einige Wochen vor dem Treffen eine Tagesordnung. Der Stuhl kommt früh an, um den Raum und die Ausrüstung einzurichten, und verbindet dann alle Teilnehmer per Telefon oder Webkonferenz. Der Vorsitzende beruft die Sitzung zur Bestellung ein, überprüft die Tagesordnung und erinnert die Mitglieder an das festgelegte Protokoll. Das Treffen wird mit Präsentationen und Diskussionen fortgesetzt. Am Ende der Sitzung überprüft der Vorsitzende die getroffenen Entscheidungen, alle Aktionspunkte - einschließlich der Fristen und der Verantwortlichen - sowie die Logistik und die Tagesordnung für die nächste Sitzung.