Jedes Unternehmen oder jede Organisation hat Einzelpersonen und Gruppen, die an den Aktivitäten des Unternehmens interessiert sind und an dessen Erfolg beteiligt sind. Stakeholder auf dem Laufenden zu halten, ist der beste Weg, um sie über Themen zu informieren und auf dem Laufenden zu halten, die potenzielle Auswirkungen auf das Geschäft haben. Durch die Einbeziehung von Stakeholdern in die Entscheidungsfindung und die regelmäßige Kommunikation über Besprechungen und andere Kanäle wird es einfacher, ihre Zustimmung zu neuen Ideen und ihre Unterstützung zu erhalten, wenn Probleme auftreten.
Stakeholder
Interne Stakeholder können Mitarbeiter, Manager, Abteilungen, demografische Gruppen, der Verwaltungsrat oder jede Gruppe oder Einzelperson sein, die möglicherweise von einem Programm oder einer Richtlinie betroffen ist oder wissen muss. Zu den externen Stakeholdern zählen Aktionäre (oder Aktionäre), die Aktien des Unternehmens besitzen, Kunden, Lieferanten, Gewerkschaften, Gemeindegruppen und die Regierung. Die Stakeholder unterscheiden sich je nach Thema. Beispielsweise wären Regierung, Lieferanten und Kunden wahrscheinlich nicht an einer neuen internen Schulungsrichtlinie beteiligt.
Teilnehmer treffen
Wenn ein Stakeholder-Meeting geplant ist, wird ein Vertreter jeder Stakeholder-Gruppe zur Teilnahme eingeladen. Andere Mitglieder der Stakeholder-Gruppe können ebenfalls teilnehmen, je nachdem, ob sie wissen müssen und in der Lage sind, zur Diskussion beizutragen. Ein oder mehrere Mitarbeiter der für Stakeholder-Beziehungen zuständigen Abteilung sind ebenfalls anwesend, um die Diskussion zu erleichtern, Notizen zu machen und sich um die Besprechungslogistik zu kümmern. Interne oder externe Fachexperten sind eingeladen, Präsentationen zu einem bestimmten Thema zu halten oder Fragen zu beantworten.
Meetings
Die Häufigkeit von Stakeholder-Meetings hängt von der Art der gesamten Stakeholder-Kommunikation ab. Wenn die Stakeholder über Newsletter, E-Mail und regelmäßige Berichte über eine Website informiert werden, ist eine Besprechung möglicherweise nur für einen jährlichen Fortschrittsbericht oder zur Abstimmung über ein bestimmtes Thema erforderlich. Treffen finden auch statt, wenn Stakeholder auf ein neues Programm aufmerksam gemacht oder Feedback zu einem Thema gegeben werden müssen. Ständige Ausschüsse, die sich aus Stakeholdern zusammensetzen, werden manchmal gebildet, um sich regelmäßig zu treffen und als Entscheidungsgremien oder Beiräte für ein Unternehmen oder eine Organisation zu fungieren.
Themen
Stakeholder-Meetings decken ein breites Themenspektrum ab. Verhandlungsrunden zwischen Gewerkschaften und Unternehmen sind eine Art von Stakeholder-Treffen. Gemeindemitglieder, Gesetzgeber und lokale Unternehmen sind an den Zonengesetzen beteiligt und würden an einem Treffen teilnehmen, bei dem es um die Umwidmung von Neubauten geht. Eine Abteilung, die plant, die Unternehmenswebsite zu überarbeiten, würde sich mit Inhaltseigentümern und anderen treffen, die sich aus geschäftlichen Gründen auf das Internet verlassen, um ihre Beiträge zum Prozess zu erhalten.
Ergebnis treffen
Sitzungsprotokolle werden in der Regel aufgezeichnet und an alle an der Sitzung teilnehmenden Interessengruppen und Einzelpersonen verteilt. Zu den effektiven Sitzungsprotokollen gehören, wann und wo sie abgehalten wurden, Teilnehmer und ihre Rollen, diskutierte Themen, getroffene Entscheidungen, Aktionspunkte und Verantwortlichkeiten sowie Punkte, die für zukünftige Diskussionen übertragen werden.