Was ist Belegverwaltung?

Das Belegmanagement ist ein zentraler Aspekt der allgemeinen Rechnungslegung. In der persönlichen Finanzierung sind Einnahmen eine Methode zur Verfolgung der Haushaltsgewohnheiten. Gleiches gilt für Unternehmen jeder Größe. Unternehmen können Quittungen auch als Methode zur Verfolgung der Umsatzgenerierung verwenden. Das Belegmanagement bezieht sich auf die Praxis des Organisierens, Ablegens und Gewinnens durch genaue und vollständige Verfolgung von Belegen.

Einnahmen in kleinen Unternehmen

Kleine Unternehmen beschäftigen sich häufig mit zwei Klassen von Quittungen. Spesenabrechnungen werden von Lieferanten ausgestellt, wenn ein Kleinunternehmer Waren zum Wiederverkauf kauft. Der Kauf von Anlagekapital für das Unternehmen wie Möbel und andere Ausrüstungsgegenstände führt ebenso zu Speseneinnahmen wie die Bezahlung von Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Instandhaltung des Geschäfts. Die zweite Art der Quittung und die häufigere Art ist die Quittung, die für Kunden nach dem Kauf eines Artikels generiert wird. Es ist sinnvoll, eine Kopie der ausgestellten Verkaufsbelege als Methode zur Verfolgung des täglichen Einkommens aufzubewahren.

Quittungen ausfüllen

Das Einreichen von Belegen ist ein einfaches Verfahren. Es ist jedoch eines, das routinemäßig gewartet werden muss, da sich die Belege häufen und schnell außer Kontrolle geraten können. Das tägliche Einreichen von Verkaufsbelegen in chronologischer Reihenfolge in einem verschlossenen Aktenschrank ist die einfachste Möglichkeit, Verkaufsbelege im Auge zu behalten. Das Scannen in ein digitales Format und das Sichern der Datei außerhalb des Standorts ist auch ein guter Weg, um sicherzustellen, dass keine Informationen verloren gehen, selbst wenn etwas mit den Originaldrucken passieren sollte. Es gibt zwei Möglichkeiten, um Spesenabrechnungen einzureichen: chronologisch nach Monat oder in kategorialen Unterordnern zur schnellen Referenz, die ebenfalls chronologisch geordnet sind.

Finden von Steuerabzügen mit Quittungen

Der Vorteil der Gruppierung von Spesenabrechnungen nach Kategorien besteht darin, dass das Auffinden von Steuerabzügen erheblich vereinfacht wird. Wenn eine Art von Ausgaben als steuerlich absetzbar angesehen wird, sind wahrscheinlich auch spätere Ausgaben derselben Kategorie wahrscheinlich abzugsfähig. Spesenabrechnungen für Ausrüstung und andere Kapitalkosten sind im Allgemeinen abzugsfähig, ebenso wie eine Vielzahl anderer Posten, die variieren, da sich das Steuerkennzeichen regelmäßig ändert. Wenden Sie sich an das IRS oder einen Buchhalter, um so viele legitime Abzüge wie möglich zu finden und von Ihrer Strategie für das Belegmanagement zu profitieren.

Einnahmen und Prüfung

Quittungen sind ein Glücksfall, sollte der IRS jemals Ihr Unternehmen prüfen. Wenn Sie eine Kopie jeder Quittung aufbewahren, die Ihr Unternehmen erstellt, werden Audits schneller und schmerzfreier, da der IRS die Richtigkeit aller Abzugsansprüche schnell überprüfen und die gemeldeten Einnahmen bestätigen kann. Das Einfordern von Ausgaben ohne Führung eines Protokolls über die Quittungen, die diese Ansprüche bestätigen, kann zu Geldstrafen und in einigen Fällen zu Gerichtsverfahren führen. Bewahren Sie daher Kopien Ihrer abzugsfähigen Quittungen auf. Bewahren Sie die Ausdrucke je nach Inhalt zwischen vier und sieben Jahren auf, wie vom IRS beschrieben und empfohlen.