Eine Quellensteuererklärung ist eine Benachrichtigung eines Arbeitgebers an einen Arbeitnehmer oder ein Finanzamt, in der die Steuern aufgeführt sind, die vom Lohn eines Arbeitnehmers einbehalten wurden. Der Begriff wird am häufigsten mit dem W-2-Formular in Verbindung gebracht, in dem die Einbehaltungen eines einzelnen Mitarbeiters während des Jahres zusammengefasst werden.
Konzept
Quellensteuer bedeutet, dass ein Arbeitgeber einen Teil des Einkommens eines Arbeitnehmers an die Steuerbehörden des Bundes und der Länder weitergeben muss, um Einkommens-, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuerverbindlichkeiten zu decken. Dieses Verfahren wird angewendet, anstatt dass der Mitarbeiter sein gesamtes Gehalt erhält und am Ende des Jahres die vollständige jährliche Steuerrechnung bezahlt. Der einbehaltene Betrag ist eine Schätzung der erwarteten Steuerverbindlichkeiten auf der Grundlage des Einkommens und des Steuerstatus des Arbeitnehmers. Aufgrund anderer finanzieller Aktivitäten des Arbeitnehmers wie Investitionen oder anderer Einkünfte wird der korrekte Steuerbetrag nicht unbedingt nachgewiesen. Ein Mitarbeiter füllt eine Steuererklärung aus und leistet entweder eine zusätzliche Zahlung oder erhält am Ende des Jahres eine Rückerstattung.
Einlagen
Ein Arbeitgeber muss das einbehaltene Geld normalerweise per elektronischer Überweisung bei den Bundessteuerbehörden hinterlegen. Dies erfolgt je nach Betrag entweder monatlich oder halbmonatlich. Arbeitgeber, die einen sehr geringen Betrag des Gesamtlohns zahlen, können möglicherweise vierteljährlich nachträglich zahlen.
Statements
In jedem Fall muss der Arbeitgeber eine vierteljährliche Einkommensteuererklärung einreichen. Diese Erklärung deckt die vom Arbeitgeber erzielten Gewinne und die daraus resultierenden Steuerverbindlichkeiten sowie die Beträge ab, die der Arbeitgeber einbehalten und hinterlegt hat.
Die Arbeitgeber sollten auch die individuellen Einbehaltungen auf den Gehaltsabrechnungen der Arbeitnehmer angeben. Die Einbehaltungen sollten zusammen mit anderen Abzügen wie Beiträgen zu Altersvorsorgekonten aufgeführt werden.
W-2
Die bekannteste Quellensteuererklärung ist die W-2. In diesem Formular sind die jährlichen Löhne und sonstigen Zahlungen aufgeführt, die ein Arbeitgeber an eine Einzelperson geleistet hat, sowie die Einbehaltungen für Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern. Kopien dieses Formulars gehen an den Arbeitnehmer und die zuständigen Steuerbehörden. Das Formular ermöglicht es dem Mitarbeiter, sicherzustellen, dass die korrekten Einbehaltungen vorgenommen wurden, und unterstützt den Mitarbeiter beim Ausfüllen seiner Steuererklärung. Zuletzt können die Steuerbehörden überprüfen, ob die in der Steuererklärung aufgeführten Informationen korrekt sind.