Während einige Leute glauben, dass „Rechnung“ und „Kontoauszug“ austauschbar sind, unterscheiden sie sich im Allgemeinen in Bedeutung und Zweck. Der Zweck einer Rechnung besteht darin, eine Verpflichtung zur Zahlung von Produkten oder Dienstleistungen zu schaffen, die von einem Kunden gekauft wurden, während die Vorlage einer Erklärung eine Zusammenfassung liefert, um zu klären und hervorzuheben, was der Kunde schuldet.
Rechnung
Eine Rechnung ist einfach eine Rechnung. Seine Aufgabe ist es, die Zahlung von einem Kunden zu veranlassen und die Transaktion unauslöschlich in den Büchern des Unternehmens festzuhalten. Darin sind die Details der Transaktion, die Kosten pro Einheit sowie die Gesamtkosten und Steuern (falls vorhanden) aufgeführt, die dem Unternehmen zustehen. In der Rechnung sind auch die Zahlungsbedingungen angegeben – wenn das Geld vom Kunden an das Unternehmen zu zahlen ist.
Erklärung
Eine Abrechnung ist eine Darstellung des Gesamtbetrags, den der Kunde zu einem bestimmten Zeitpunkt schuldet. Es ist eine Momentaufnahme aller Rechnungen, die von einem bestimmten Kunden zum Abrechnungsdatum fällig sind. Es enthält normalerweise Informationen zum vorherigen fälligen Saldo des Kunden, zu den letzten Rechnungen und zu Beträgen, die während des letzten Abrechnungszeitraums gezahlt wurden. Es kann auch „Alterung“ enthalten – die Zeitspanne, in der jede Rechnung aussteht.
Buchhaltungseffekt
Eine Rechnung wirkt sich unmittelbar auf die Bücher des Unternehmens aus, das die Abrechnung durchführt, indem das Unternehmen gezwungen wird, eine Änderung der Finanzaktivität zu erkennen und aufzuzeichnen. Die Erstellung eines Abschlusses hat jedoch in der Regel keine buchhalterischen Auswirkungen auf das Geschäft. Es ist informativ.
Aktion gegen Erinnerung
Eine Rechnung erzwingt eine Aktion, während eine Abrechnung im Allgemeinen als Erinnerung verwendet wird. Aussagen sind besonders wichtig, wenn einem Kunden Kreditbedingungen für Einkäufe gewährt werden. In vielen Fällen dienen Aussagen als „Weckruf“ für die Kundin und sagen ihr, dass sie Geld schuldet und wie viel fällig ist. Einige Unternehmen, z. B. Kreditkartenunternehmen, nehmen die Merkmale einer Rechnung in einen Kontoauszug auf. In diesem Fall erhalten Sie keine separate Rechnung, aber Sie wissen, dass Sie das Geld schulden, indem Sie die Abrechnung erhalten haben.