QuickBooks verfügt über ein Dienstprogramm zum Abgleichen, mit dem das Kreditkartenkonto Ihres Unternehmens mit dem Papierauszug der Karte abgeglichen werden kann. Das Dienstprogramm „Abgleichen“ ist Teil des Bankmenüs und wird in einem separaten Fenster geöffnet. Wenn Sie Ihr Kreditkartenkonto jedes Mal abgleichen, wenn Sie einen Kontoauszug in Papierform erhalten, können Sie unregelmäßige, falsche oder verpasste Transaktionen abfangen, die zu einem ungenauen Kontostand führen können. Darüber hinaus öffnet das Programm automatisch die Option, die Rechnung zu bezahlen, nachdem Sie den Abstimmungsprozess abgeschlossen haben.
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Wählen Sie im Abschnitt „Banking“ auf der QuickBooks-Startseite die Option „Abgleichen“, um das Fenster „Abgleich starten“ zu öffnen.
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Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Konto“ und wählen Sie dann das Kreditkartenkonto unter „Kreditkarten“ aus.
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Geben Sie das Datum der Kreditkartenabrechnung in das Feld Abrechnungsdatum ein und stellen Sie sicher, dass der Anfangssaldo auf der Kreditkartenabrechnung mit dem Betrag im Feld Anfangsguthaben des Programms übereinstimmt. Wenn das Eröffnungsguthaben nicht übereinstimmt, müssen Sie das Eröffnungsguthaben auf dem Kreditkartenkonto korrigieren. Öffnen Sie das Menü „Listen“ und wählen Sie „Kontenplan“. Wählen Sie das Kreditkartenkonto aus und geben Sie den korrekten Eröffnungssaldo ein oder bearbeiten Sie die Transaktionen im Register, um etwaige Ungenauigkeiten zu korrigieren.
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Geben Sie den Endsaldo von der Kreditkartenabrechnung in das Feld Endsaldo ein. Wenn Finanzierungskosten anfallen, füllen Sie die Felder im Abschnitt Finanzkosten eingeben aus. Geben Sie beispielsweise den Finanzierungskostenbetrag und das Datum in die entsprechenden Felder ein.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um das Fenster „Abgleichen“ zu öffnen, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Transaktionen nach dem Enddatum der Anweisung ausblenden“.
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Klicken Sie auf jede Transaktion in dem Fenster, das auf der Kreditkartenabrechnung angezeigt wird. Wenn Sie auf eine Transaktion klicken, wird ein Häkchen daneben gesetzt und automatisch als gelöscht markiert. Wenn der Differenzwert „0.00“ anzeigt, wird das Konto erfolgreich abgeglichen.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Jetzt abgleichen“, um das Fenster „Zahlung ausführen“ zu öffnen. Wählen Sie das Optionsfeld „Zahlung“ aus, z. B. „Jetzt einen Scheck für die Zahlung ausstellen“, und klicken Sie dann auf „OK“. Diese Aktion öffnet das Fenster mit den Zahlungsoptionen, z. B. das Fenster „Schecks schreiben“, damit Sie die Kreditkartenrechnung bezahlen können. Das Fenster Abstimmungsbericht auswählen wird ebenfalls automatisch geöffnet.
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Aktivieren Sie das Optionsfeld im Fenster „Abstimmungsbericht auswählen“ neben dem Typ des Abstimmungsberichts, den Sie anzeigen möchten, z. B. einen Zusammenfassungsbericht.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Anzeigen“, um den Bericht anzuzeigen, oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Drucken“, um ihn zu drucken. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Schließen“, um das Fenster zu schließen.