Am Ende eines jeden Geschäftsjahres bereitet sich ein Unternehmen auf das neue Geschäftsjahr vor, indem es seine Bücher schließt. Als Teil des Prozesses wird der gesamte Saldo aller Einnahmen- und Ausgabenkonten durch eine Folge von Journalbuchungen in die Bilanz des Unternehmens übertragen, wobei die Einnahmen- und Ausgabenkonten mit einem Saldo von Null belassen werden.
Buchhaltungsprozess
Da Spesenkonten einen normalen Sollsaldo haben, muss der Buchhalter einen Journaleintrag erfassen, der jedem Spesenkonto seinen Jahresendguthaben gutschreibt. Die gegenüberliegende Seite des Eintrags wird zu „Einkommensübersicht“, einem temporären Haltekonto, geführt. Die Ertragsübersicht wird dann für die Gewinnrücklagen, ein bilanzielles Eigenkapitalkonto, geschlossen.
Beispiel
Um zu veranschaulichen, wie ein Unternehmen seine Ausgabenkonten zum Ende seines Geschäftsjahres schließt, gehen Sie davon aus, dass es die folgenden Salden in seinen Büchern hat:
Lohnkosten 30,082 USD Wartungs- und Reparaturkosten 6,140 USD Mietkosten 22,950 USD Verbrauchsmaterialkosten 2,600 USD Gesamtkosten 61,772 USD
Spesenabrechnung
Unter der Annahme, dass das Unternehmen ein Geschäftsjahr zum 30. Juni hat, wird der Buchhalter an diesem Datum den folgenden Eintrag in die Bücher des Unternehmens buchen:
Zusammenfassung der Debit-Einnahmen 61,772 Kreditlohnkosten 30,082 Kreditwartungs- und Reparaturkosten 6,140 Kreditmietkosten 22,950 Kreditkosten 2,600
Übertragen in die Bilanz
Als nächstes überträgt der Buchhalter den Saldo vom Einkommenskonto auf die Gewinnrücklagen, indem er diesen Eintrag vornimmt:
Einbehaltene Einnahmen belasten 61,772 Zusammenfassung der Krediterträge 61,772
Ähnlich wie bei der Schließung der Aufwandskonten des Unternehmens wird der Saldo in den Ertragskonten des Unternehmens in die Ertragsübersicht und dann in die Gewinnrücklagen übertragen. Die daraus resultierenden Belastungen und Gutschriften für einbehaltene Gewinne aus dem Abschluss der Einnahmen- und Ausgabenkonten belassen den Nettogewinn oder -verlust des Unternehmens für das verbleibende Jahr auf dem Konto.