So sammeln Sie Gehaltsabrechnungen

Lohn- und Gehaltsabrechnung bedeutet, Gehälter und Löhne zu ermitteln, die Ihre Mitarbeiter verdient haben, für die sie jedoch noch nicht bezahlt wurden. Nachdem Sie die aufgelaufenen Kosten bezahlt haben, nehmen Sie Korrekturbuchungen in Ihrem Abrechnungsjournal vor, um das Kostenkonto auszugleichen. Ob Sie Gehaltsabrechnungen vornehmen müssen, hängt davon ab, wie Ihre Mitarbeiter bezahlt werden.

Identifizierung

Wenn Sie Ihre Angestellten halbmonatlich bezahlen, werden sie aktuell bezahlt, sodass Sie keine Gehaltsabrechnung erhalten. Zum Beispiel können sie am fünfzehnten und letzten Tag eines jeden Monats bezahlt werden. Ersteres beinhaltet das Gehalt vom ersten bis zum fünfzehnten und letzteres vom sechzehnten bis zum letzten Tag des Monats. In diesem Fall stellt jede Zahlung ein Gehalt dar, das bis zum Ende des Zahlungszeitraums verdient wird, der mit dem Zahltag zusammenfällt. Wenn Ihre Mitarbeiter jedoch nicht aktuell bezahlt werden - was in der Regel bei wöchentlich oder zweiwöchentlich bezahlten stündlichen Mitarbeitern der Fall ist -, würden Sie eine Gehaltsabrechnung erhalten. Zum Beispiel erfordern zweiwöchentliche Löhne, die bis zum 31. Januar verdient werden und Anfang Februar gezahlt werden sollen, eine Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Löhne und Abzüge

Verwenden Sie bei der Abrechnung das Enddatum des Zahlungszeitraums für den betreffenden Zahltag. Wenn beispielsweise der Wochenlohn für den 13. bis 19. Januar am 25. Januar gezahlt werden soll, verwenden Sie den 19. Januar als Abgrenzungsdatum und beachten Sie, dass der Lohn am 25. Januar gezahlt wird. Geben Sie unter Ihrem Lohnkostenkonto Folgendes ein Gesamtlohn als Lastschrift gezahlt. Listen Sie dann die Gesamtsumme für jeden einzelnen Gehaltsabzug als Gutschrift auf. Zu diesen Abzügen gehören die Bundeseinkommensteuer, die staatliche Einkommensteuer, die FICA-Steuer, die Lohnpfändung und die Krankenversicherung sowie 401 (k). Fügen Sie die Gutschriften hinzu und geben Sie die Gesamtsumme als Gutschrift unter Ihrem Nettokonto für die Gehaltsabrechnung ein. Ihr Gesamtguthaben sollte mit Ihrem Gesamtguthaben übereinstimmen.

Arbeitgeberverbindlichkeiten

Erfassen Sie Ihre Gehaltsabrechnungsverbindlichkeiten als separaten Eintrag unter dem Abgrenzungsdatum. Geben Sie den Gesamtbetrag für jede Verbindlichkeit als Lastschrift ein und verrechnen Sie ihn dann als Gutschrift auf dem jeweiligen zu zahlenden Konto. Erfassen Sie beispielsweise Ihre Haftung für die FICA-Steuer, die Arbeitnehmerentschädigung, das 401 (k) -Match sowie die Arbeitslosensteuer auf Bundes- und Landesebene als Einzelbelastung. Geben Sie dann unter Ihrem Kreditorenkonto die Summe aller dieser Belastungen als Gutschrift ein.

Überweisung

Verwenden Sie am Zahltag zum Ausgleich der Rückstellungen das tatsächliche Zahlungsdatum anstelle des Abgrenzungsdatums. Erfassen Sie den zu zahlenden Nettobetrag der Lohn- und Gehaltsabrechnung als Lastschrift und verrechnen Sie ihn als Gutschrift auf Ihrem Geldkonto. Erfassen Sie alle Einbehaltungs- und Gehaltsabrechnungskosten, die Sie als Lastschrift überwiesen haben. Fügen Sie die Belastungen hinzu und verrechnen Sie den Gesamtbetrag als Gutschrift auf Ihrem Geldkonto.

Überlegungen

Sammeln Sie am Ende Ihres Abrechnungsmonats oder -jahres eine Gehaltsabrechnung, wenn die Löhne in einem Monat verdient, aber in einem anderen gezahlt wurden. Notieren Sie das Abgrenzungsdatum sowie den Monat und das Datum, an dem die Löhne gezahlt werden. Wenn Sie keine Gehaltsabrechnung vornehmen müssen, nehmen Sie einfach am Ende jeder Zahlungsperiode Gehaltsabrechnungen vor, die mit dem Zahlungsdatum übereinstimmen sollten.