Ein gutes Buchhaltungssystem kann den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Verwaltung der Finanzen Ihres Unternehmens erheblich reduzieren. Dies erleichtert auch die jährliche Budgetierung und Planung erheblich, da wichtige Informationen leicht verfügbar sind. Lösungen für viele der Probleme, die im täglichen Betrieb eines Unternehmens auftreten, finden Sie in den Buchhaltungsunterlagen – ein weiterer Grund, bei der Strukturierung Ihres Systems vorsichtig zu sein.
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Planen Sie Ihr Buchhaltungssystem, indem Sie zunächst eine schematische Zeichnung der Struktur Ihres Unternehmens erstellen, aus der hervorgeht, wie der Geldfluss durch das System fließt. Produktionsunternehmen sind beispielsweise darauf angewiesen, Lieferanten für Rohstoffe zu bezahlen. Sie können diese Zahlungen jedoch um Monate verlängern, bis die fertigen Produkte an Händler verkauft werden. Verkaufsorganisationen hingegen nehmen Geld von Kunden auf und müssen ihre Vertriebsmitarbeiter schnell bezahlen und das Inventar finanzieren.
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Weisen Sie im Aktenschrank einen Aktenschrank oder eine Schublade für Folgendes zu: Lieferantenrechnungsordner, Kreditorenbuchhaltung, Kundenrechnungsmappen, Debitorenbuchhaltung und zusätzliche Dateien nach Bedarf für Steuern, Verträge, Kontoauszüge, Schecks, Informationen zur Gerätegarantie und alles Andernfalls werden Sie in Ihren Buchhaltungsunterlagen geführt.
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Entwerfen Sie ein Deckblatt für Rechnungen, die an Ihre Lieferanten zu zahlen sind. Geben Sie eine Aufschlüsselung der an der Rechnung beteiligten Buchhaltungskonten, der diesen Konten belasteten Beträge, des Zahlungsdatums, des Zahlungsdatums, der Schecknummer und anderer Informationen an, anhand derer Sie vollständige und leicht verständliche Zusammenfassungen erstellen können. Verwenden Sie das Deckblatt, um Notizen zu Vereinbarungen, Kontaktpersonen und Transaktionsdetails zu machen.
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Erstellen Sie Ordner für jeden Ihrer regulären Anbieter mit einem anderen Ordner oder Funktionsordner für einzelne Transaktionen mit verschiedenen Anbietern. Wenn Sie Rechnungen erhalten, heften Sie sie auf die Rechnung und den Umschlag, legen Sie sie in die Ordner der Lieferanten und verschieben Sie die Ordner in die Kreditorenbuchhaltung, wo Sie sie in der Reihenfolge des Zahlungsdatums anordnen.
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Entwerfen Sie ein Deckblatt für Ihre Kundenrechnungen. Verwenden Sie diese Deckblätter, um alle Zahlungsvereinbarungen mit Ihren Kunden, Gespräche und spezielle Anweisungen zusammenzufassen.
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Erstellen Sie Ordner für jeden Ihrer Kunden. Bewahren Sie Kopien von Verträgen und Rechnungen in diesen Ordnern auf und verschieben Sie aktive Rechnungen in der Reihenfolge des Zahlungsdatums in die Debitorendatei.
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Verwenden Sie Abmeldekarten, um Lieferanten- und Kundenordner zu ersetzen, die in Kreditoren- und Debitorendateien verschoben wurden.