So legen Sie Belege für kleine Unternehmen ab

Wenn es keinen anderen Grund gibt, müssen Sie Ihre Quittungen ordnungsgemäß einreichen, um die Zeit für die Steuervorbereitung etwas von der Panik zu befreien. Es ist auch hilfreich zu wissen, was Sie nach Kategorien ausgegeben haben, damit Sie beurteilen können, ob Ihr Budget eingehalten wird oder nicht. Das Einrichten eines Ablagesystems für ein kleines Unternehmen dauert nur wenige Minuten und begrenzt die Vorräte: Sie benötigen Ordner, Dateien, einen Stift und einen Aktenschrank.

Erste Schritte

Legen Sie die eingegangenen Belege ab, anstatt darauf zu warten, dass die Belege im Wert von einem Monat gleichzeitig erstellt werden. Wenn der Zweck der Quittung nicht offensichtlich ist, schreiben Sie auf, wofür sie bestimmt war, sobald Sie sie erhalten haben. Wenn es sich beispielsweise um ein Geschäftsessen handelt, notieren Sie den Namen und den Geschäftszweck des Kunden für das Mittagessen - beispielsweise einen Verkaufsanruf.

Nach Art der Ausgaben sortieren

Trennen Sie die Belege nach Art der Ausgaben. Beispielsweise werden alle Belege für Büromaterial auf einem Stapel abgelegt, alle Telekommunikationskosten auf einem anderen. Die meisten Buchhaltungssoftwaresysteme bieten Ihnen eine Vielzahl von Konten mit Codes. Sie können auch Ihre eigenen Codes und Konten hinzufügen. Wenn Sie die Kosten in das Buchhaltungssystem eingeben, schreiben Sie den Code auf die Quittung. Auf diese Weise wissen Sie, dass es eingegeben wurde.

Ordner und Dateien

Ordner befinden sich in den Dateien, und die Dateien hängen am inneren Rand des Aktenschranks. Beschriften Sie die Dateien mit der Art der Kosten, z. B. Telekommunikation. Beschriften Sie jeden Ordner in der Datei mit der Teilmenge der Kosten, z. B. Internetzugang, Mobiltelefon, Tablet oder Festnetz und dem Jahr.

Chronologisch

Legen Sie die Quittung in chronologischer Reihenfolge in den richtigen Ordner, entweder mit den letzten Ausgaben vorne im Ordner oder hinten. Es spielt keine Rolle, welche, solange Sie in allen Ordnern konsistent sind. Legen Sie die Ordner in der richtigen Datei ab.

Mappen

Wenn Ihr Unternehmen sehr klein ist oder wenn Sie nicht viele Belege haben, verwenden Sie für jede Art von Ausgabe einen Umschlag anstelle von Dateien und Ordnern. Bewahren Sie die Belege in chronologischer Reihenfolge in jedem Umschlag auf. Legen Sie die Umschläge in eine Akkordeon-Datei.

Jahresende

Entfernen Sie am Ende des Jahres die Ordner aus den Dateien und bewahren Sie sie an einem sicheren Ort auf. Sie benötigen die Belege, wenn der Internal Revenue Service beschließt, Ihr Unternehmen zu prüfen. Richten Sie neue Dateien und Ordner für das neue Jahr ein.