Sitzungsprotokolle sind eine offizielle Aufzeichnung dessen, was bei einer bestimmten Sitzung erreicht wurde. Im Gegensatz zu einer Tonbandaufnahme, die das widerspiegelt, was bei einer Besprechung gesagt wurde, sollen Protokolle nur Dinge aufzeichnen, die bei einer Besprechung getan wurden. Wenn Sie eine S-Gesellschaft leiten, sind Sie gesetzlich nicht verpflichtet, Sitzungsprotokolle zu führen. Sie können jedoch eine gute Möglichkeit sein, die Fortschritte Ihres Unternehmens bei der Erreichung der Unternehmensziele aufzuzeichnen. Protokolle können auch als rechtliche Aufzeichnung von Unternehmensaktivitäten im Falle einer Klage oder Steuerprüfung nützlich sein.
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Holen Sie sich im Voraus eine Kopie der Tagesordnung. Wenn Sie die Tagesordnung im Voraus haben, können Sie den Ablauf und die Struktur des Meetings verstehen und sind besser in der Lage, genaue Notizen zu machen.
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Notieren Sie die administrativen Fakten des Meetings. Als Einführung in das eigentliche Sitzungsprotokoll erfordert das parlamentarische Standardverfahren die Notation bestimmter Tatsachen über die Sitzung. Geben Sie den Namen der Organisation, die Zeit und den Ort der Besprechung sowie an, ob die Besprechung regelmäßig oder speziell war. Das Protokoll sollte auch die Namen der Anwesenden enthalten, insbesondere des Vorsitzenden und des Protokollführers. Für eine S-Gesellschaft ist es möglich, dass der Vorsitzende und der Protokollführer ein und dasselbe sind, da S-Gesellschaften normalerweise nicht sehr groß sind.
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Erstellen Sie eine Übersicht für Ihre Protokolle basierend auf der Tagesordnung des Meetings. Die Protokolle, die Sie für Ihr S-Unternehmen aufbewahren, sollten der Tagesordnung des Meetings entsprechen. Machen Sie daher für jeden Tagesordnungspunkt einen Aufzählungspunkt und lassen Sie dann ein Leerzeichen, in das Sie die tatsächlichen Protokolle schreiben können.
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Notieren Sie die im Protokoll der vorherigen Sitzung ergriffenen Maßnahmen. Einer der ersten Geschäftsabläufe in einer regulären Besprechung ist die Genehmigung oder Änderung des Protokolls der vorherigen Besprechung.
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Notieren Sie jede Bewegung und alle ergriffenen Maßnahmen. Der Name einer Person, die in der Sitzung einen Antrag stellt, sollte zusammen mit dem Ergebnis des Antrags, z. B. Genehmigung oder Ablehnung, aufgezeichnet werden. Bei einer Abstimmung sollte auch die Anzahl der Stimmen berücksichtigt werden.
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Listen Sie alle auf dem Meeting gegebenen Mitteilungen auf.
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Aufzeichnen von Geschäftsordnungspunkten und Einsprüchen. Eine Frage zur Geschäftsordnung ist eine Pause in der Tagesordnung einer Sitzung, die durch einen möglichen Verstoß gegen die Regeln des parlamentarischen Verfahrens verursacht wird. In der Regel wird der Vorsitzende der Sitzung aufgefordert, etwaige Geschäftsordnungspunkte oder Beschwerden zu klären. Wenn der Vorsitzende der Sitzung Gründe für Entscheidungen angibt, sollten diese gemeldet werden.
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Fügen Sie alle Berichte, die während der Besprechung erstellt wurden, dem Protokoll bei. Beachten Sie im Protokoll, ob Berichte beigefügt sind.
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Notieren Sie den Zeitpunkt der Vertagung der Sitzung.
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Senden Sie das Protokoll zur offiziellen Genehmigung. In der Regel werden die Protokolle in der folgenden regulären Sitzung genehmigt.
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Fügen Sie eine Kopie des offiziell genehmigten Protokolls in die Unternehmensdatei ein.