So generieren Sie einen MS Access-Bericht für eine Excel-Datei

Microsoft Access ist die leistungsstarke relationale Datenbankanwendung, die mit professionellen und Unternehmensversionen von Microsoft Office geliefert wird. Unzählige Unternehmen auf der ganzen Welt verwenden Access-Datenbanken, um interne Bestands-, Buchhaltungs- und andere produktivitätsorientierte Anwendungen zu betreiben. Access ist in der Lage, viele der Berechnungen durchzuführen, die Sie von einer Microsoft Excel-Tabellenkalkulationsanwendung erwarten. Mit seinen leistungsstarken Berichtsfunktionen kann Access auch dynamische, datengesteuerte Berichte erstellen, die auf einer praktisch unbegrenzten Anzahl von Kriterien oder Variablen basieren. Während Access-Berichte hervorragende Tools für interne Geschäftsentscheidungen sind, haben externe Buchhalter oder Prüfer möglicherweise keinen Zugriff und können aus dem Programm generierte Berichte anzeigen. Nahezu alle Buchhalter, CPAs und Prüfer haben jedoch Excel (oder eine Excel-kompatible Anwendung) auf ihren Computern installiert. Wenn Sie also einem Benutzer ohne Zugriff eine sichtbare und bearbeitbare Version eines im Datenbankprogramm erstellten Berichts zur Verfügung stellen möchten, Sie müssen die Daten in eine Excel-Tabelle exportieren.

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Starten Sie Microsoft Access auf Ihrem Computer. Klicken Sie auf die Registerkarte "Datei" und dann auf "Öffnen". Öffnen Sie die Access-Datenbank, die den Bericht enthält, den Sie nach Excel exportieren möchten.

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Klicken Sie auf den Navigationsbereich auf der linken Seite des Hauptdatenbankfensters. Scrollen Sie zum Abschnitt "Berichte" unten im Bereich "Alle Zugriffsobjekte".

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Doppelklicken Sie auf den Namen des Berichts, den Sie nach Excel exportieren möchten. Access führt den Bericht aus und zeigt ihn rechts im Bereich Alle Zugriffsobjekte an.

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Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte „Externe Daten“. Klicken Sie unter der Überschrift Berichtslayout-Tools auf das Symbol „Excel“.

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Klicken Sie im Fenster "Exportieren - Excel-Tabelle" auf die Schaltfläche "Durchsuchen". Wählen Sie den Ordner auf Ihrem PC aus, in dem Sie die Excel-Version des Berichts speichern möchten, und klicken Sie dann auf "Speichern".

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Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben der Bezeichnung "Dateiformat". Klicken Sie auf und wählen Sie die Version von Excel aus, für die Sie die exportierte Datei formatieren möchten. Die Liste enthält zwei Optionen: "Excel 97 - Excel 2003-Arbeitsmappe" und "Microsoft Excel 5.0 / 95" (Standardeinstellung). In den meisten Fällen sollten Sie nur den Standardwert beibehalten.

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Lassen Sie die Option "Daten mit Formatierung und Layout exportieren" aktiviert, es sei denn, Sie möchten Rohdaten ohne Überschriften oder Layoutformatierung exportieren. Aktivieren Sie die Option "Zieldatei nach Abschluss des Exportvorgangs öffnen", wenn die exportierte Datei nach Abschluss des Konvertierungsvorgangs sofort in Excel geöffnet werden soll. Andernfalls lassen Sie das Kontrollkästchen neben der Option deaktiviert.

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Aktivieren Sie die Option "Nur die ausgewählten Datensätze exportieren", wenn Sie einen Bericht anzeigen, in dem nur bestimmte Datensätze im Dataset angezeigt werden. Andernfalls lassen Sie die Option leer.

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Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK". Nach einigen Sekunden wird das Fenster Exportschritte speichern auf dem Bildschirm angezeigt. Aktivieren Sie die Option "Exportschritte speichern", wenn Sie in Zukunft dieselben Excel-Exportoptionen verwenden möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Schließen", um das Fenster "Exportieren - Excel-Tabelle" zu schließen. Wenn Sie die Option "Zieldatei nach Abschluss des Exportvorgangs öffnen" aktiviert haben, wird Excel geöffnet und der Bericht in Tabellenform angezeigt. Andernfalls müssen Sie den Bericht in Excel mit „Datei | Öffnen ”in der Multifunktionsleiste.