Wenn Sie ein Unternehmen führen, das regelmäßig die Hilfe von Serviceprofis benötigt, müssen Sie wahrscheinlich Arbeitsaufträge erstellen. Ein Arbeitsauftrag gibt dem Serviceprofi detaillierte schriftliche Anweisungen zu dem Projekt, das Sie durchführen müssen. Wenn Sie beispielsweise ein Immobilienvermietungsunternehmen betreiben, müssen Sie Arbeitsaufträge für Wartungsfachleute erstellen, um Mieterprobleme zu lösen.
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Teilen Sie den Arbeitsauftrag in vier Hauptabschnitte auf: Kontaktinformationen, Zuordnung, Problem oder Problem und Arbeitsbeschreibung.
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Geben Sie Ihren Firmennamen, Ihre Adresse und Ihre Telefonnummer oben in den Arbeitsauftrag ein. Geben Sie auch eine Rechnungsüberweisungsadresse an, wenn diese von Ihrer Firmenadresse abweicht.
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Geben Sie rechts neben den Kontaktinformationen des Unternehmens eine Arbeitsauftragsnummer, eine Auftragsnummer und ein Datum ein. Die Auftragsnummer ist eine separate Identifikationsnummer, mit der Sie mehrere kleinere Aufträge unter einem Arbeitsauftrag trennen können.
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Geben Sie den vollständigen Namen und die Adresse des Serviceprofis in den Aufgabenbereich ein. Geben Sie die Adresse des Ortes ein, den der Fachmann besuchen soll, um die Arbeit abzuschließen.
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Erläutern Sie Details zu dem Problem, das der Serviceprofi lösen muss, im Abschnitt „Problem“ oder „Problem“. Führen Sie eine kurze Beschreibung des Problems sowie spezifische Informationen auf, die dem Fachmann helfen, den Auftrag erfolgreich abzuschließen. Geben Sie beispielsweise bei einem Wartungsauftrag in einem Mietobjekt die Tageszeit an, zu der der Mieter verfügbar ist, sowie seine Handynummer. Geben Sie das Datum an, bis zu dem der Fachmann die Arbeit abschließen muss.
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Führen Sie im Abschnitt „Arbeitsbeschreibung“ des Arbeitsauftrags die genauen Anforderungen und Materialien auf, die zur Ausführung des Auftrags erforderlich sind. Zum Beispiel „Leuchte ersetzen“ oder „Rohr verstopfen“. Klären Sie, wer für die Bereitstellung der Materialien und Werkzeuge verantwortlich ist, um die Arbeit abzuschließen – Sie oder der Fachmann.
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Stellen Sie am Ende des Arbeitsauftrags einen Abschnitt bereit, der alle Haftungsausschlüsse, Bedingungen und zusätzlichen Regeln für den Auftrag enthält. Beispielsweise können Sie detailliertere Anweisungen für die Überweisung von Rechnungen, Vertraulichkeitsprobleme in Bezug auf die Arbeit oder eine Telefonnummer außerhalb der Geschäftszeiten bei unerwarteten Problemen geben.