Ein erfolgreiches Geschäftsprojekt beginnt mit einer durchdachten Chartaerklärung. Dieses Dokument definiert und autorisiert das Projekt und umreißt seine Ziele und seinen Umfang. Ein Projekt ohne oder mit einer schlecht konzipierten Charta wird wahrscheinlich an widersprüchlichen Prioritäten und schlecht definierten Rollen scheitern. Eine gute Charta gibt den Ton für ein Projekt an, bei dem die Ziele und die Mittel zu ihrer Erreichung klar sind.
Wertversprechen
Die Charta beginnt mit der Ermittlung der Gründe für das Projekt. In der Regel soll das Projekt ein Problem lösen, z. B. das Unternehmen dazu bringen, Vorschriften einzuhalten, oder den Umsatz steigern. Diese Komponente wird als Problem- / Opportunity-Anweisung bezeichnet. Die Charta gibt der Geschäftsleitung genügend Informationen, um zu entscheiden, ob das Projekt fortgesetzt oder beendet werden soll. Ohne eine starke Problem- / Chancenerklärung ist der Aufwand wahrscheinlich zum Scheitern verurteilt, da er für die Organisation wenig Wert hat.
Frühe Schritte
Die Identifizierung der wichtigsten Stakeholder und deren Beitrag ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Chartaerklärung. Zu den ersten Schritten gehört die Benennung einer Projektmanagerin und die Darstellung ihrer Verantwortlichkeiten. Listen Sie andere Personen auf, die die Macht haben, das Projekt zu beeinflussen, und definieren Sie dann ihre Rollen, um Verwirrung und Ressentiments zu vermeiden. Listen Sie die Ziele auf, auf die sie hinarbeiten werden. Dies sollten die gleichen Ziele sein, die im Projektvorschlag festgelegt sind. Die Ziele sollten spezifisch, messbar und erreichbar sein. In der Charta sollten die Prioritäten des Projekts klargestellt werden, zu denen Faktoren wie Zeitrahmen und Kosten gehören können.
Geltungsbereich
Ein Projekt kann über seinen ursprünglichen Zweck hinauswachsen und unüberschaubar werden, wenn Planer nicht frühzeitig Grenzen ziehen. Eine Definition des Umfangs erläutert die spezifischen Aktivitäten des Projekts. Wenn Stakeholder dem Projekt später Aufgaben hinzufügen möchten, wissen sie, dass eine Neuverhandlung des Umfangs erforderlich ist. In der Erklärung sollte klargestellt werden, wie solche Änderungen vorgenommen werden können und wer befugt ist, sie zu genehmigen.
Risiken
Wenn Sie ein Projekt beginnen, können Sie Annahmen über die Finanzierung, das Personal und andere Ressourcen treffen, die verfügbar sein werden. In der Chartaerklärung sollte erläutert werden, was passieren wird, wenn sich die Annahmen als falsch erweisen oder unvorhergesehene Probleme auftreten. Quantifizieren, analysieren und priorisieren Sie Risiken anhand der verfügbaren Informationen. Geben Sie an, wie das Projektteam die Risiken vermeiden, mindern oder teilen wird.
Besonderheiten
Manager, Kunden und andere Stakeholder möchten wirklich wissen, wie das Projekt durchgeführt wird. Erklären Sie, welche Produkte das Team an einen Manager oder Kunden liefert und welche Qualitätsstandards gelten. Geben Sie Zeitplan- und Kostenvoranschläge an. Definieren Sie die Erfolgskriterien des Projekts.