So erfassen Sie Gaskosten in QuickBooks

Unabhängig davon, ob Sie Lieferwagen für Ihr Unternehmen betreiben oder nur Mitarbeiter zu gelegentlichen unternehmensbezogenen Besorgungen entsenden, zahlen Sie die Gas- oder Kraftstoffkosten wahrscheinlich zumindest gelegentlich. In anderen Fällen müssen Sie einem Kunden möglicherweise die Benzinkosten im Zusammenhang mit einem Auftrag oder einem Serviceauftrag in Rechnung stellen. QuickBooks bietet eine Reihe von Optionen für die Eingabe und den Aufwand, um die verschiedenen Arten von Benzingebühren zu erfassen, die Ihrem Unternehmen möglicherweise entstehen.

Eingabe einer Kostenrechnung

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Starten Sie QuickBooks, klicken Sie in der Menüleiste auf "Anbieter" und wählen Sie dann "Rechnungen eingeben".

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Klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Anbieter" und wählen Sie den Namen der Tankstelle oder Firma aus, bei der Sie das Benzin gekauft haben. Wenn Sie die Tankstelle noch nicht zu Ihrer Lieferantenliste hinzugefügt haben, klicken Sie auf "Neu hinzufügen", geben Sie die Details für den Lieferanten ein und klicken Sie dann auf "Hinzufügen". Nachdem Sie die neue Tankstelle oder den neuen Anbieter hinzugefügt haben, wählen Sie das Unternehmen in der Dropdown-Liste Anbieter aus.

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Klicken Sie auf das Feld "Datum" und wählen Sie das Datum für den Benzinkauf aus dem Popup-Kalender aus. Alternativ können Sie das aktuelle Datum im Feld belassen, wenn Sie die Rechnung am selben Tag wie der Benzinkauf eingeben.

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Geben Sie den Betrag des Benzinkaufs in das Feld "Fälliger Betrag" ein.

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Geben Sie die Quittungsnummer oder eine andere erkennbare Sendungsverfolgungsnummer für den Benzinkauf in das Feld "Ref.-Nr." ein.

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Klicken Sie auf die Registerkarte "Ausgaben" und dann in das Feld "Konto". Wählen Sie "Benzin", "Kraftstoffeinkäufe" oder ein anderes geeignetes Kostenkonto für den Kauf aus der Dropdown-Liste.

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Klicken Sie auf "Speichern", um die neue Rechnung zu speichern und den Benzinkauf in Ihrem QuickBooks-System zu registrieren.

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Klicken Sie in der Menüleiste auf "Anbieter" und wählen Sie dann "Rechnungen bezahlen". Klicken Sie im Fenster "Rechnungen bezahlen" auf "Alle Rechnungen anzeigen", scrollen Sie nach unten und wählen Sie die Rechnung für den zuvor eingegebenen Benzinkauf aus.

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Klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Zahlungskonto" und wählen Sie das Konto aus, von dem Sie die Zahlung für den Benzinkauf abziehen möchten (z. B. Kleingeld oder Kreditkartenkonto).

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Klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Zahlungsmethode" und wählen Sie "Scheck" - auch wenn Sie nicht mit einem Scheck bezahlt haben. Wählen Sie die Option "Check No zuweisen". Wenn das Popup-Fenster angezeigt wird, geben Sie die Schecknummer ein, wenn Sie mit einem Scheck bezahlt haben, oder geben Sie "Bargeld", "Geldautomat" oder "Kreditkarte" ein, wenn Sie den Gaskauf mit einer anderen Methode bezahlt haben.

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Klicken Sie auf "Ausgewählte Rechnungen bezahlen", um die Zahlung für den Benzinkauf aufzuzeichnen.

Erstattungsfähige Gaskosten

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Klicken Sie auf "Anbieter" und wählen Sie dann "Rechnungen eingeben". Wählen Sie die Tankstelle oder den Firmennamen aus der Dropdown-Liste Anbieter aus.

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Klicken Sie auf das Feld "Element", um eine Dropdown-Liste zu öffnen. Wählen Sie "Benzin", "Kraftstoffkäufe" oder einen anderen geeigneten Artikelnamen in der Liste für den Benzinkauf. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Spalte "Abrechnungsfähig", um die Kosten des Gaskaufs an den Kunden weiterzuleiten.

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Klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Kunde: Auftragsname" und wählen Sie den Kunden aus, dem Sie die Kosten für den Gaskauf in Rechnung stellen möchten.

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Geben Sie das Datum und die Menge des Gaskaufs in die entsprechenden Felder ein und klicken Sie dann auf "OK", um die Kosten zu erfassen.

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Erstellen Sie wie gewohnt eine neue Rechnung für den Kunden. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Zeit / Kosten hinzufügen" und wählen Sie dann die Gaskosten im Fenster "Rechnungen eingeben" aus. Geben Sie einen geeigneten Wert in das Feld "Aufschlagbetrag oder%" ein, wenn Sie dem Kunden mehr als den tatsächlichen Gaskosten in Rechnung stellen möchten.

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Wählen Sie "Ausgewählte Zeit und Kosten als einen Artikel drucken", wenn der Kunde den Aufschlagbetrag nicht auf der Rechnung sehen soll. Klicken Sie auf "OK", um die Gaskosteninformationen und -kosten auf die Rechnung zu übertragen.

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Fügen Sie der Rechnung nach Bedarf weitere Artikel hinzu. Speichern und drucken Sie die Rechnung wie gewohnt.