Seriendruck von Excel nach Outlook 2010

Sie können in Microsoft Excel erstellte Kontakte nach Outlook 2010 exportieren und diese Liste in der Seriendruckfunktion für Massenversand verwenden, um alle gleichzeitig zu erreichen. Durch den Seriendruck werden diese E-Mails personalisiert, sodass Ihre Empfänger ihren Namen in Ihrer Begrüßung sehen. Excel 2010 und Outlook 2010 können das Dokument, mit dem Sie einen Seriendruck durchführen, nicht erstellen. Daher verwenden Sie während des Vorgangs Word 2010.

Exportieren aus Excel

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Formatieren Sie Ihre Excel-Kontaktliste so, dass sie Spaltenbeschreibungen wie "Name", "E-Mail-Adresse" und "Firmenname" enthält. Outlook benötigt diese Beschreibungen, um die Kontakte beim Importieren der Liste ordnungsgemäß zu formatieren.

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Klicken Sie auf die Registerkarte "Datei" und dann auf "Speichern unter". Öffnen Sie das Dropdown-Menü neben "Dateityp" und wählen Sie "CSV (durch Kommas getrennt)" aus der Liste aus.

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Geben Sie Ihrer Datei einen Namen und klicken Sie auf "Speichern". Sie können Excel nach dem Speichern der CSV-Datei schließen.

Kontakte importieren

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Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf das Menü "Ansicht". Klicken Sie auf "Ordnerliste", um eine Liste Ihrer Ordner zu öffnen. Hier erstellen Sie einen neuen Kontaktordner, um den Seriendruckvorgang zu vereinfachen.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren Ordner "Kontakte" und klicken Sie dann auf "Neuer Ordner". Benennen Sie Ihren neuen Ordner und klicken Sie dann auf "OK". Durch das Erstellen eines neuen Ordners können Sie den Seriendruck nur auf Ihre neuen Kontakte ausrichten.

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Klicken Sie auf die Schaltfläche "Mail" und dann auf die Registerkarte "Datei".

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Klicken Sie in diesem Menü auf "Öffnen" und dann auf "Importieren". Dieses Verfahren öffnet den Importassistenten, um Ihre Kontakte aus der Excel-Datei hinzuzufügen.

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Suchen Sie Ihre CSV-Datei und doppelklicken Sie darauf. Eine Optionsliste wird angezeigt. Wählen Sie die relevanteste Auswahl. Wenn Sie sich bezüglich Ihrer vorhandenen Kontakte nicht sicher sind, klicken Sie auf "Duplikate zulassen", um zu vermeiden, dass Informationen aus Ihrer CSV-Datei verloren gehen.

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Klicken Sie auf den neuen Kontaktordner, den Sie gerade erstellt haben, und klicken Sie dann auf "Weiter", um Outlook mitzuteilen, wo Ihre neuen Kontakte hinzugefügt werden sollen.

Durchführen Ihres Seriendrucks

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Klicken Sie auf die Schaltfläche "Kontakte" oder drücken Sie Strg-3. Wählen Sie die Kontakte aus, die Sie per E-Mail versenden möchten. Sie können den Ordner auswählen, den Sie für Ihre kürzlich importierten Kontakte erstellt haben, um alle diese neuen Kontakte auszuwählen.

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Klicken Sie in Outlook auf die Registerkarte "Startseite" und dann auf die Schaltfläche "Seriendruck". Die Schaltfläche Seriendruck befindet sich in der Gruppe Aktionen.

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Klicken Sie unter der Überschrift "Kontakte" auf "Alle Kontakte in der aktuellen Ansicht". Wählen Sie für den Dokumenttyp "Serienbriefe" und für die Option "Zusammenführen mit" die Option "E-Mail". Schreiben Sie Ihre Betreffzeile in das Feld unter Betreffzeile der Nachricht.

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OK klicken." Outlook 2010 verwendet Word für die Seriendruckfunktion, sodass Word gestartet wird. Warten Sie, bis Word das neue Dokument vollständig geladen und das Mailings-Menüband geöffnet hat.

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Erstellen Sie Ihr Seriendruckdokument. Word 2010 verfügt über Schaltflächen, mit denen Sie die verschiedenen Teile einfügen können, die sich für jeden Empfänger ändern, z. B. eine Begrüßungszeilentaste und eine Adressblockschaltfläche.

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Zeigen Sie eine Vorschau Ihres Dokuments an, indem Sie auf die Schaltfläche "Ergebnisse anzeigen" klicken.

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Klicken Sie auf "Fertig stellen und zusammenführen" und wählen Sie dann "E-Mail-Nachrichten senden", um Ihr Dokument fertigzustellen und den Versand Ihrer E-Mails vorzubereiten.

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Klicken Sie im neuen Dialogfenster auf "OK", um die Zusammenführung abzuschließen. Wenn Sie auf "OK" klicken, beginnt Outlook mit dem Senden Ihrer E-Mails.