Richtlinien und Verfahren für interne Kontrollen

Unternehmen setzen Sicherheitspersonal und Alarmsysteme ein, um Eigentum vor Bedrohungen von außen zu schützen. Die Mitarbeiter des Unternehmens benötigen Zugriff auf finanzielle und andere sensible Daten und Systeme, um ihre Arbeit erledigen zu können. Interne Kontrollrichtlinien und -verfahren sind Checks and Balances, die dazu beitragen, ein Unternehmen vor internen Bedrohungen wie Diebstahl, Unterschlagung und Misswirtschaft von Geldern durch Mitarbeiter, Lieferanten oder Kunden zu schützen.

Genehmigungsstufen

Das Erfordernis mehrerer Unterschriften auf einer Bestellung oder einem Unternehmensscheck kann zeitaufwändig sein, schränkt jedoch die Berechtigung ein, das Geld des Unternehmens auszugeben. Mehrere Ebenen der Genehmigung von Verträgen, Disziplinarmaßnahmen und Kündigungen machen jeden Einzelnen für ernsthafte Unternehmensentscheidungen verantwortlich. Jede autorisierte Person hat die Möglichkeit, eine Aktion in Frage zu stellen und den Prozess zu stoppen, wodurch Fehler und die Haftung des Unternehmens verringert werden.

Prozesssegmentierung

Die Prozesssegmentierung teilt sensible Prozesse zwischen Abteilungen oder Einzelpersonen auf. Beispielsweise bietet die Lohn- und Gehaltsabrechnung bei jedem Lohnzyklus die Möglichkeit zur Unterschlagung und zum Betrug. Durch die Segmentierung des Prozesses zwischen Personal und Buchhaltung fungiert jeder als Kontrolle über den anderen. Die Personalabteilung richtet neue Mitarbeiter im Abrechnungssystem ein, und das Rechnungswesen kann die Abrechnungsinformationen anpassen und Gehaltsabrechnungen verarbeiten. Jede Abteilung kontrolliert nur die Hälfte des Prozesses.

Eingeschränkter Computerzugriff

Computersysteme und Datenbanken des Unternehmens enthalten vertrauliche Mitarbeiterinformationen sowie vertrauliche finanzielle und firmeneigene Unternehmensdaten. Computeranmeldungen und Kennwörter, die den Mitarbeitern den erforderlichen Zugriff ermöglichen, schützen vertrauliche Unternehmensinformationen. Eine Internetrichtlinie, die Mitarbeiter daran hindert, das Internet für den persönlichen Gebrauch oder für soziale Netzwerke zu nutzen, kann Computersysteme vor Viren und unbefugtem Zugriff schützen.

Interne Audits

Richtlinien und Verfahren der internen Revision sind die erste Verteidigungslinie gegen Missmanagement oder Qualitätsprobleme der Mitarbeiter. Anstatt sich auf Kundenbeschwerden, Rückrufe oder externe Finanzprüfungen zu verlassen, stellen geplante interne Prüfungen durch geschulte Prüfer Probleme fest, bevor sie Schaden anrichten oder die Aufmerksamkeit der Medien auf sich ziehen. Sie machen die Mitarbeiter für die Einhaltung der Verfahren, die finanzielle Verantwortung und die Produktqualität verantwortlich.

Sicherheit und Gefahrenabwehr

Sicherheitsprogramme, die den Richtlinien der Arbeitsschutzbehörde entsprechen, dienen als Richtlinien und Verfahren für die interne Sicherheitskontrolle. Kriminelle Hintergrundprüfungen vor der Einstellung, Drogenkontrollen und Bonitätsprüfungen tragen zur Gewährleistung eines sicheren Arbeitsumfelds bei. Richtlinien und Verfahren zur Mitarbeiteridentifizierung verwenden Mitarbeiterausweise, Zeitschaltuhren und Erkennungssysteme, um den Zugang zu Unternehmensgebäuden, -systemen und -eigentum zu gewährleisten.