Eine der grundlegendsten Geschäftsfunktionen ist die Verwaltung von Geldern, die aufgrund von Verkaufsaktivitäten in das Unternehmen gelangen. Das Unternehmen muss Konten für Kunden einrichten, um Zahlungen zu strukturieren und die Frage zu beantworten, ob und an wen Kredite vergeben werden sollen. Es muss das Geld von Kunden sammeln, die Einkäufe getätigt haben, und es muss die Rechnungsstellung und die erhaltenen Gelder in Einklang bringen. Alle diese Aktivitäten erfordern Richtlinien, die ihnen Anweisungen und Verfahren geben, um festzulegen, wie Mitarbeiter sie ausführen.
Hintergrund
Unternehmen müssen das Gleichgewicht zwischen der Beschleunigung des Einzugs von Forderungen und der Möglichkeit, Kunden durch Kreditvergabe und Implementierung einfacher Zahlungsbedingungen zu gewinnen, in Einklang bringen. Kleine Unternehmen haben häufig selbst nur eingeschränkten Zugang zu Krediten und müssen möglicherweise auf die rasche Zahlung ausstehender Beträge angewiesen sein. Die Unternehmensrichtlinien definieren die Ziele und den Rahmen der Debitorenfunktionen unter dem Gesichtspunkt solcher Einschränkungen. Qualitätsprobleme führen häufig zu verspäteten Zahlungen, und das Unternehmen muss die Kundenzufriedenheit bei den Inkassoverfahren berücksichtigen.
Rechnungsstellung verwalten
Der erste Schritt bei der Implementierung eines Debitorensystems ist die Entwicklung von Richtlinien und Verfahren für die Rechnungsstellung. Ein Unternehmen kann die Abholung beschleunigen, indem es Rechnungen ausstellt, sobald der Verkauf abgeschlossen ist. In den internen Richtlinien muss angegeben werden, wann die Verkaufsabteilung Verkäufe melden und wann die Buchhaltungsabteilung die Rechnung ausstellen soll. In den Verfahren wird detailliert beschrieben, was der Verkaufsbericht enthalten muss, wie er erstellt und wohin er gesendet werden muss. Die Abrechnungsverfahren enthalten Einzelheiten zur Rechnungsvorbereitung, -überprüfung, Dateneingabe in die Abrechnungssoftware und zum Rechnungsversand.
Kredit verwalten
Wenn Kunden nicht immer im Voraus bezahlen, erhalten sie in der Regel eine Gutschrift, zumindest bis sie ihre Rechnungen bezahlen. Kunden, die Guthaben erhalten, müssen über Konten verfügen, für die das Unternehmen eine Bonitätsprüfung durchgeführt hat und die es auf sofortige Zahlung überwacht. In den Unternehmensrichtlinien wird festgelegt, welche Kunden Konten eröffnen können, welche Art von Kreditgenehmigungsverfahren anzuwenden ist und welche Kreditstandards erforderlich sind. In den Verfahren werden die Kontoinformationen aufgeführt, die von Kunden benötigt werden, die die Bonitätsprüfung durchführen und wie. Die Kontoführungsverfahren enthalten Details zur Verfolgung der Zahlungsleistung und zum Aussetzen des Guthabens bei Bedarf.
Forderungen einziehen
Der letzte Schritt beim Betrieb eines Debitorensystems besteht darin, die fälligen Beträge so schnell wie möglich einzuziehen. Wenn ein Unternehmen in einer Branche tätig ist, in der die Zahlung innerhalb von 30 Tagen der Standard ist, kann es Rabatte oder Anreize für frühere Zahlungen anbieten. Regelmäßige Erinnerungen an Kunden mit überfälligen Konten sind ein wirksames Instrument. In den Richtlinien sind die Standardzahlungsbedingungen, etwaige Rabatte und ein Zeitplan für Erinnerungen sowie die Konsequenzen für verspätete Zahlungen festgelegt. In den Inkassoverfahren werden Zahlungen nachverfolgt, Belege in das Buchhaltungssystem eingegeben, Erinnerungen an verspätete Zahlungen gesendet und zusätzliche Inkassomaßnahmen eingeleitet.