Viele kleine Unternehmen – insbesondere Einzelhändler – befähigen die Verbraucher, indem sie verschiedene Zahlungsarten für Produkte oder Dienstleistungen akzeptieren. Bei einigen Einzelhändlern können Kunden einen Geschäftsscheck, in der Regel einen Gehaltsscheck, einlösen und entweder eine Schutzgebühr für den Service erheben oder den Scheck kostenlos einlösen, wenn die Rechnung des Kunden einen bestimmten Betrag überschreitet. Obwohl das Einlösen eines Geschäftsschecks die Kundenbindung und -zufriedenheit verbessern kann, sollten Geschäftsinhaber sorgfältig über die Risiken und Chancen nachdenken und dann geeignete Akzeptanzrichtlinien festlegen.
Richtlinienstandards
Stellen Sie klare Regeln auf, welche Arten von Schecks akzeptiert werden können. Im Allgemeinen akzeptieren Unternehmen keine nachträglichen Schecks, Schecks, die älter als 90 Tage sind, oder Schecks im Wert von mehr als 10,000 USD. Das Limit von 10,000 US-Dollar bezieht sich auf die Geldwäschegesetze des Bundes. Für jede Transaktion mit 10,000 USD in bar muss ein Währungstransaktionsbericht beim Internal Revenue Service eingereicht werden.
Trainieren Sie Ihre Angestellten darin, Geschäftsschecks zu überprüfen, um sicherzustellen, dass jeder Scheck ein Datum, einen Namen des Zahlungsempfängers, einen Dollarbetrag mit Zahlen und passendem Text, eine Unterschrift, den Namen des Zahlers und Kontonummern am unteren Rand des Schecks enthält. Weisen Sie sie an, Ihren Kunden in Anwesenheit des Sachbearbeiters die Rückseite des Schecks unterschreiben zu lassen.
Wenn Ihr Unternehmen eine Servicegebühr für die Einlösung eines Geschäftsschecks erhebt, veröffentlichen Sie diese Informationen an einer auffälligen Stelle, um Verwirrung zu vermeiden.
Zulassungen prüfen
Einzelhändler haben im Allgemeinen keine Möglichkeit zu wissen, ob ein Geschäftsscheck gültig ist. Abonnieren Sie daher einen Clearinghouse-Service wie Telecheck, um sofortige Genehmigungen für Geschäftsschecks zu erhalten. Stellen Sie den Sachbearbeitern außerdem Richtlinien zur Verfügung, wie groß ein Scheck ist und wie viele Schecks sie für einen bestimmten Kunden einlösen können, bevor sie die Genehmigung des Managements erhalten.
Kundenidentifikation
Wie bei persönlichen Schecks müssen die Sachbearbeiter die Identität ihrer Kunden überprüfen und sicherstellen, dass die vorgelegte ID mit dem Namen und der Adresse übereinstimmt, die auf dem Geschäftsscheck angegeben sind. Weisen Sie die Mitarbeiter an, die ID-Nummer und das Ablaufdatum jedes gültigen Führerscheins oder jeden vom Staat ausgestellten Personalausweises auf der Rückseite des Schecks zu vermerken und die Unterschriftsunterschrift anhand des Ausweises zu überprüfen.
Betrug und Wiederherstellung
Veröffentlichen Sie öffentlich Ihre Richtlinien zu schlechten Schecks. Viele Anbieter erheben für jeden eingelösten Scheck eine feste Gebühr, häufig 15 bis 30 US-Dollar pro Ereignis, und binden die Verantwortung an den Kunden und nicht an das Unternehmen, das den Scheck ausstellt. Stellen Sie sicher, dass eine schriftliche Richtlinie zur Annahme von Schecks den Kunden darüber informiert, dass er haftbar ist, wenn der Scheck aus irgendeinem Grund zurückgeschickt wird.
Überwachen Sie Bulletins der Federal Trade Commission (FTC) über verschiedene organisierte Betrugsringe in Ihrer Region und überwachen Sie FTC-Warnungen auf Anzeichen von potenziellem Betrug bei Kunden.
Endorsements
Trainieren Sie Ihre Angestellten, wie Sie häufig auftretende Probleme mit der Unterstützung erkennen. Zu diesen Herausforderungen gehören Schecks von Drittanbietern (Schecks, die an eine Person gezahlt werden, die die Rückseite unterschreibt und schreibt, „auf Bestellung einer anderen Person bezahlen“) und Schecks, für die mehrere Unterschriften erforderlich sind. Beispielsweise muss ein an einen Ehemann und eine Ehefrau zu zahlender Scheck von beiden Parteien unterschrieben werden.
Erlauben Sie den Angestellten nicht, Schecks mit restriktiven Vermerken anzunehmen. Zum Beispiel schreiben einige Leute „ohne Rückgriff“ auf einen Scheck, was bedeutet, dass das Unternehmen, das den Scheck einlöst, zustimmt, dass das Unternehmen bei Problemen mit dem Scheck keine Schäden von der Person geltend machen kann, die ihn ausgestellt hat.