Die ideale Struktur der Fundraising-Abteilung hat einen Fundraising-Direktor an der Spitze, der die Verantwortung für die strategische Planung des Ressourcenentwicklungsportfolios der Organisation trägt. Mitarbeiter, die dem Direktor Bericht erstatten, benötigen in bestimmten Bereichen spezielle Fähigkeiten. Im 21. Jahrhundert sind flachere Geschäftsstrukturen häufiger als Hierarchien, und eine Abteilungsstruktur mit maximal drei Personalebenen ermöglicht es dem Direktor, sich eng mit allen Aspekten des Geschäfts zu befassen. Der Direktor bildet die erste Ebene, die Portfoliomanager die zweite und das Verwaltungspersonal die dritte Ebene.
Datenverwaltung
Die Verwaltung der Datenbank von Spendern, Sponsoren und Interessenten ist eine Vollzeitarbeit, für die ein Mitarbeiter mit Datenbankkenntnissen erforderlich ist. Der Datenbankmanager berichtet an den Direktor und ist für die Aktualisierung der Aufzeichnungen und das Mining der Daten verantwortlich, um potenzielle Spender zu identifizieren. Er prüft die Aufzeichnungen bestehender Spender sowie neue Listen und vergleicht diese mit einer Reihe von Kriterien. Beispielsweise spendet ein Krebsüberlebender eher für die Krebsforschung als das Opfer eines Fahrzeugunfalls.
Spenderentwicklung
Wohltätiges Spenden ist eine lukrative Form des Einkommens für gemeinnützige Organisationen. Die Einrichtung eines aktiven großen Geschenkprogramms und die Entwicklung einer zuverlässigen Spenderbasis erfordern ein gründliches Verständnis der Regeln für den Status als gemeinnützig, die Fähigkeit, auf allen Ebenen Kontakt aufzunehmen, sowie ausgeprägte Marketing- und Vertriebsfähigkeiten. Der Spenderentwicklungsmanager berichtet an den Direktor.
Gewähren Schreiben
Staatliche und philanthropische Zuschüsse haben strenge Antragsverfahren, die eine schriftliche Motivation, eine Beschreibung der Aktivitäten, geschäftliche und strategische Pläne, Einzelheiten der geplanten Ergebnisse und Finanzunterlagen erfordern. Zu den Arten von Zuschüssen gehören Matching-Zuschüsse, Sachleistungen, Betriebszuschüsse und Sonderzuschüsse. Der Stipendiat muss dem Direktor Bericht erstatten und in der Lage sein, Informationen über verfügbare Stipendien zu beschaffen und die Aktivitäten der Organisation so anzuwenden, dass sie für die Finanzierung in Frage kommen.
Handel
Gemeinnützige Organisationen sind nicht darauf beschränkt, Artikel zu produzieren und zu verkaufen, um Einnahmen zu erzielen. Werbekleidung und andere Artikel sind eine gängige Form von Waren für Institutionen mit einem bestimmten Grund. Der Warenmanager bezieht die Produkte, arbeitet mit den Herstellern für Branding und Lieferung zusammen, verwaltet das Inventar und stellt sicher, dass er alle möglichen Verkaufsmöglichkeiten nutzt.
Unternehmenspartnerschaften
Der Corporate Partnership Manager identifiziert Unternehmen, deren Fokus auf soziale Verantwortung mit der Arbeit der gemeinnützigen Organisation übereinstimmt. Er berichtet an den Direktor und muss dann möglicherweise helfen, Beziehungen zu Vertretern potenzieller Sponsorunternehmen aufzubauen. Manager von Unternehmenspartnerschaften sind auch dafür verantwortlich, Cash-Sponsoring zu sichern und Marketingpartnerschaften mit Unternehmen aufzubauen, indem sie Sponsoring-Vorschläge vorbereiten. Dazu gehören Einzelheiten zu den Sponsorenvorteilen, der Kapitalrendite und der Aktivierung. Wenn ein Sponsor beispielsweise zustimmt, eine Parade entlang einer Route zu finanzieren, um die Route mit seinen Werbebannern zu versehen, muss bei der Aktivierung sichergestellt werden, dass die Banner korrekt und pünktlich platziert werden, damit der Sponsor den größtmöglichen Nutzen erzielt.
Administrative Staff
Verwaltungspersonal bildet die dritte Ebene der Abteilungsstruktur. Zu ihren Aufgaben gehören das Bestellen von Briefpapier, das Beantworten und Überprüfen von Telefonanrufen, das Schreiben, Fotokopieren, Ablegen und allgemeine Büroaufgaben.