Meilenrückerstattung Vs. Monatliche Stipendien

Viele Kleinunternehmer erstatten ihren Mitarbeitern geschäftliche Meilen, die sie auf ihren Privatfahrzeugen gesammelt haben. Für kleine Unternehmen gibt es zwei gängige Möglichkeiten zur Rückzahlung von Mitarbeitern: die Erstattung von Meilen und monatliche Meilenstipendien. Der Betrag, den kleine Unternehmen für die Rückerstattung von Meilen zahlen, hängt von den tatsächlich gesammelten Meilen ab. Ein monatliches Stipendium ist ein festgelegter Betrag, den ein Unternehmen einem Mitarbeiter für die Meilenkosten zahlt. Geschäftsinhaber müssen die Merkmale beider Optionen verstehen und ihre Geschäftsanforderungen überprüfen, um die beste Methode für ihr Geschäft auszuwählen.

Grundlegendes zur Meilenrückerstattung

Unternehmer können ihren Mitarbeitern gesammelte Geschäftsmeilen basierend auf dem Standardkilometerstand erstatten. Dies geht aus einem Artikel auf der Turbo Tax-Website hervor. Der IRS bestimmt den Betrag pro Meile unter dem Standardmeilenpreis. Ein Mitarbeiter muss die für geschäftliche Aktivitäten verwendeten Meilen genau nachverfolgen. Ein Mitarbeiter sollte Unterlagen einreichen, aus denen die nachverfolgten Meilen hervorgehen, z. B. eine Spesenabrechnung. Der gezahlte Erstattungsbetrag gilt nicht als steuerpflichtiges Einkommen für den Arbeitnehmer, wenn die Zahlungen im Rahmen eines rechenschaftspflichtigen Plans erfolgen, bei dem es sich um einen Plan handelt, der speziell für die Erstattung von Arbeitnehmern konzipiert wurde. Ein Arbeitgeber kann eine Obergrenze für die Erstattung von Fahrzeugkilometern festlegen, um zu verhindern, dass Mitarbeiter den Erstattungsanreiz missbrauchen.

IRS-Regeln für die Rückerstattung von Meilen

Das IRS legt die Regeln für den Abzug von Meilen für kleine Unternehmen fest. Das IRS ermöglicht es einem kleinen Unternehmen, die an die Mitarbeiter gezahlten Fahrzeugkosten abzuziehen. Die Standardkilometerrate zum Zeitpunkt der Veröffentlichung beträgt laut IRS 55.5 Cent pro Meile, die für geschäftliche Zwecke gefahren wird. Ein Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, einem Arbeitnehmer maximal 55.5 Cent pro Meile zu zahlen. Ein Arbeitnehmer kann die Differenz zwischen dem, was der Arbeitgeber zahlt, und dem maximalen Standardsatz in seiner persönlichen Einkommensteuererklärung abziehen.

Monatliche Stipendien verstehen

Kleine Unternehmen können ihren Mitarbeitern ein monatliches Meilenstipendium für einen festgelegten festen Betrag anbieten. Beispielsweise kann ein kleines Unternehmen vereinbaren, einem Mitarbeiter einen festgelegten Betrag von 300 USD pro Monat für die Nutzung seines persönlichen Fahrzeugs für das Unternehmen zu zahlen. Die meisten Stipendien sind im Leistungspaket eines Mitarbeiters enthalten. Ein monatliches Stipendium ist lediglich eine Schätzung der Kosten für die Kilometerleistung. Einige Monate können dazu führen, dass das Unternehmen den Mitarbeiter überbezahlt, während das Unternehmen in anderen Monaten den Mitarbeiter unterbezahlt.

IRS-Regeln für monatliche Stipendien

Der Vorteil eines monatlichen Stipendiums gegenüber einer Meilenrückerstattung besteht darin, dass die Steueraufzeichnungen des Unternehmens vereinfacht werden. Mit der monatlichen Stipendienmethode können Mitarbeiter vermeiden, ihre genauen Fahrzeugkilometer zu verfolgen. Ein kleines Unternehmen muss vom Mitarbeiter weiterhin verlangen, zu verfolgen, wann und wo er sein Fahrzeug für geschäftliche Zwecke verwendet hat. Kleine Unternehmen können den Betrag der monatlichen Mitarbeiterstipendien von ihren Gewerbesteuererklärungen abziehen. Die Höhe des monatlichen Stipendiums darf einen angemessenen Betrag nicht überschreiten. Beispielsweise kann ein Unternehmen einem Mitarbeiter kein monatliches Stipendium von 1,000 USD zahlen, wenn das Auto nur zweimal im Monat verwendet wird.