Die Kreditkartenregeln unterscheiden sich für gemeinnützige Organisationen gemäß 501 (c) (3) nicht von denen für Einzelpersonen oder Unternehmen, die Gewinne erzielen. Die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen seine eigenen Kreditkarten verwendet, kann sich jedoch auf Ihren gemeinnützigen Status auswirken, und die Art und Weise, wie es Kreditkarten von Spendern oder Kunden verarbeitet, muss ebenfalls über Bord gehen. Eine klare Kreditkartenrichtlinie hilft den Mitarbeitern, die Karten des Unternehmens korrekt zu verwenden, und teilt Spendern und Mitarbeitern mit, wann und unter welchen Umständen Ihr Unternehmen Kreditkartenzahlungen akzeptiert.
Warum 501 (c) (3) Statusangelegenheiten
501 (c) (3) Organisationen genießen beim Internal Revenue Service den Status einer Steuerbefreiung. Um für diesen Status in Frage zu kommen, können Sie den Aktionären keinen Gewinn zurückgeben und müssen gemeinnützige, religiöse, wissenschaftliche, pädagogische oder ähnliche Dienstleistungen von öffentlichem Interesse erbringen. Die Verwendung von Kreditkarten hat keinen Einfluss auf Ihren Status. Wenn Ihre Kreditkarten jedoch zum persönlichen Vorteil verwendet werden, z. B. um ein Geschenk für einen Ehepartner zu kaufen, kann Ihre Organisation ihren Status verlieren.
Verwendung der Mitarbeiter-Kreditkarte
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Zugriff auf eine Firmenkreditkarte gewähren, sollten Sie deren Kartennutzung auf geschäftliche Zwecke beschränken. Da Sie keine Steuern auf Ihr Einkommen zahlen müssen, müssen Sie die Ausgaben und Abzüge der Mitarbeiter nicht im Auge behalten. Wenn Mitarbeiter die Visitenkarte jedoch für persönliche Ausgaben verwenden, kann dies Ihren gemeinnützigen Status gefährden. Daher sollten Sie die Ausgaben der Mitarbeiter sorgfältig überwachen. Ihre Richtlinie sollte das Verfahren beschreiben, das Mitarbeiter befolgen müssen, um Zugriff auf die Unternehmenskreditkarte zu erhalten, sowie die Ausgaben, die Ihre Organisation zulässt.
Kreditkartenzahlungen akzeptieren
Wenn Sie Spenden und andere Zahlungen per Kreditkarte akzeptieren, legen Sie klare Richtlinien für diese Verwendung fest. Sie können Spender darüber informieren, dass ihnen eine Gebühr für abgelehnte Kreditkartenzahlungen berechnet wird und dass Sie sich das Recht vorbehalten, eine abgelehnte Karte erneut zu versuchen, es sei denn, der Spender storniert die Zahlung. Während Sie eine Gebühr für die Verarbeitung von Kreditkarten erheben können, muss die Gebühr in einem angemessenen Verhältnis zu Ihren Ausgaben stehen. Sie könnten beispielsweise nicht 5 USD pro Transaktion berechnen, um von Spenden zu profitieren.
Spenden und Quittungen
Spender möchten möglicherweise eine Steuerbescheinigung, damit sie einen Abzug für ihre Spende vornehmen können. Kreditkartenzahlungen machen dies einfach, da persönliche Zahlungen automatisch eine Quittung ergeben. Wenn Ihre Kunden online bezahlen, können Sie eine elektronische Quittung über einen Zahlungsabwickler oder dem Kunden eine Quittung per Post senden. In der Quittung sollten der Name Ihrer Organisation und der Status 501 (c) (3) sowie der spezifische Betrag der Spende klar angegeben sein.
Datensicherheit
Ihre Spender müssen sicher sein, dass ihre persönlichen Daten sicher sind, wenn sie eine Zahlung per Kreditkarte autorisieren. Wenn Sie Zahlungen persönlich akzeptieren, kann das Befolgen von Branchenpraktiken wie das Anfordern eines Ausweises und das Erfordernis einer Unterschrift den Kunden schützen, Online-Zahlungen können jedoch schwieriger sein. Verwenden Sie einen sicheren Zahlungsprozessor oder verschlüsseln Sie online gesendete Verbraucherdaten.