Die Führung einer Arztpraxis erfordert äußerste Liebe zum Detail, fundierte Kenntnisse des medizinischen Bereichs und ein ausgeprägtes Gespür für die Verantwortung des Managements. Daher ist die Position des Leiters der Arztpraxis in der Regel jemandem vorbehalten, der sowohl Erfahrung in der Krankenpflege als auch in der Unternehmensführung hat. Viele Staaten halten Richtlinien für die Einhaltung von Ämtern aufrecht, während andere es jedem Amt erlauben, seine eigenen Verfahren beizubehalten. Unabhängig von der Gerichtsbarkeit müssen alle Arztpraxen die Verfahren und Richtlinien der Büros verteilen und an alle Mitarbeiter weitergeben, und es ist nicht ungewöhnlich, dass Ärzte eine äußerst aktive Rolle bei der Überwachung und Verwaltung von Bürorichtlinien übernehmen.
HIPAA
Eine Arztpraxis muss strenge Verfahren und Richtlinien in Bezug auf die Einhaltung des Gesetzes über die Portabilität und Rechenschaftspflicht von Krankenversicherungen einhalten. Die Büros müssen jedem neuen Patienten Formulare aushändigen, in denen die von der HIPAA angebotenen Schutzmaßnahmen und die Art und Weise, wie das Büro die Gesetze einhält, aufgeführt sind. Dieses Formular, das formell als Hinweis auf Datenschutzpraktiken bezeichnet wird, sollte das Recht des Patienten, seine Aufzeichnungen zu prüfen, die bestimmte Verwendung persönlicher Gesundheitsinformationen einzuschränken, die Offenlegung von Aufzeichnungen zu genehmigen und Kopien von Gesundheitsinformationen anzufertigen, in klarer Sprache kommunizieren. Das KKW sollte offenlegen, dass das Amt das Recht hat, seine Bestimmungen nach vorheriger Ankündigung zu ändern.
Finanzpolitik
Ein Arztpraxismanager kümmert sich täglich um finanzielle Probleme. Daher ist eine festgelegte Richtlinie am besten geeignet, um Verwirrung zu vermeiden. Ein solides Handbuch zur Finanzpolitik enthält Informationen zu Abrechnungen, verspäteten Gebühren und zur Arbeit mit Versicherungen. In einer Police sollten beispielsweise die Versicherungsunternehmen aufgeführt sein, mit denen das Büro zusammenarbeitet, sowie eine Erklärung zur Aufnahme nicht versicherter Patienten. Die Finanzpolitik muss sich auch an Medicare-, Medicaid- und Tricare-Patienten, die Übermittlung von Rechnungen an diese Agenturen und die Kodierungsverfahren für diese Patienten richten. Darüber hinaus pflegen viele Ämter spezielle Richtlinien in Bezug auf Prüfungen und Verfahren in Bezug auf Arbeitnehmerentschädigung, Personenschaden oder zivilrechtliche Ansprüche.
Personalmanagement
Eine Arztpraxis ist in der Regel mit mehreren Büroassistenten, Krankenschwestern, Ärzten und anderem Personal besetzt. Wie bei jeder anderen Büroumgebung muss der Leiter der Arztpraxis Richtlinien und Verfahren zur Regelung des Arbeitstages festlegen, einschließlich Richtlinien für Krankheits- und Urlaubszeiten, Arbeitsverantwortlichkeiten, Aufgaben und Arbeitspläne. Viele Manager von Arztpraxen fungieren als Verbindung zwischen Ärzten und Mitarbeitern und kommunizieren Bedenken und Probleme, sobald sie auftreten.
Kommunikation und Beziehungen zu Patienten
Alle gut geschriebenen, umfassenden Richtlinienhandbücher für Arztpraxen enthalten Verfahren zur Patientenkommunikation und -beziehung. Diese Richtlinien sind wichtig, um sicherzustellen, dass Termine pünktlich ausgeführt werden und die Patienten die benötigten Informationen erhalten. Die Richtlinien für Arztpraxen richten sich in der Regel an verspätete Ankünfte oder Nichterscheinen bei Terminen, einschließlich der Standards für die Entlassung eines Patienten aus der Praxis. Darüber hinaus sollten die Richtlinien die Standards für die Patientenaufnahme und die Verfahren zur Terminvereinbarung berücksichtigen. Die Richtlinien beziehen sich normalerweise auf den Prozess, durch den das Büro Laborergebnisse erhält, sie vom Arzt überprüfen lässt und wie sie dem Patienten mitgeteilt werden. Wenn ein Patient den Arzt wegen einer routinemäßigen medizinischen Form aufsucht, z. B. wegen eines Familienurlaubsgesetzes oder eines Problems der Behinderung der sozialen Sicherheit, verfügen die meisten Büros über Standardverfahren für diese Art von Dienstleistung.