Funktionsweise von Bürotelefonsystemen

Die Ausstattung Ihres Unternehmens mit einem Telefonsystem anstelle einer Vielzahl von Telefonen mit einer Leitung kann die Bürokommunikation verbessern und die Produktivität steigern. Sie können jedoch - insbesondere am Anfang - verwirrend sein, da sich der Vorgang sowie das Telefon selbst häufig stark von dem unterscheiden, was Sie derzeit verwenden. Obwohl der Anbieter, der Telefontyp und die Funktionen sowie die Größe des Systems jedes Telefonsystem unterschiedlich machen, weisen grundlegende „Innenfunktionen“ gemeinsame Merkmale auf und können Ihnen einen guten Ausgangspunkt für ein besseres Verständnis eines Bürotelefonsystems bieten, das Sie in Betracht ziehen oder bereits sind mit.

Die Fakten

Bevor Sie verstehen, wie ein Bürotelefonsystem funktioniert, müssen Sie es nach Typ identifizieren. Die beiden Grundtypen - Multiline und Private Branch Exchange - sind ähnlich, unterscheiden sich jedoch in ihrem Komplexitätsgrad. Das einfachste ist ein Standard-Multiline-Telefon. Mit einem mehrzeiligen Telefon können maximal acht bis zehn einzelne Leitungen in ein einzelnes Telefon eingehen, von denen jede normalerweise als einzelne Leitung angezeigt wird, z. B. "Leitung 10", "Leitung 1" und "Leitung 2" jede Nebenstelle im Büro. Mehrzeilige Telefone müssen manuell bedient werden. Ein Nebenstellensystem - auch als PBX-System bezeichnet - ist ein automatisches Telefonsystem, das häufig von größeren Unternehmen verwendet wird. PBX-Systeme bieten Ihnen die Möglichkeit für zusätzliche Leitungen und die Automatisierung macht eine zentrale Empfangsdame unnötig.

Mehrzeilig

Multiline-Telefone funktionieren je nach verfügbaren Optionen unterschiedlich. In einem Basissystem hat jede Leitung im System eine separate Telefonnummer. Sie veröffentlichen jede Telefonnummer und behandeln sie als separate Zeile. Die Leitung, die den Anruf empfängt, klingelt und ein Licht blinkt. Wenn die Leitung jedoch verwendet wird, erhält der Anrufer ein Besetztzeichen oder geht direkt zur Voicemail. Eine weitere Option ist ein Dienst namens "Rollover", bei dem Sie nur eine Nummer veröffentlichen und eingehende Anrufe die Leitungen in absteigender Reihenfolge belegen. Wenn Sie beispielsweise drei eingehende Leitungen haben und zwei Anrufer gleichzeitig einen Anruf tätigen, klingelt ein Anruf in Leitung 1 und der zweite Anruf in Leitung 2. Beide Typen bieten normalerweise Funktionen wie Voicemail und Anrufweiterleitung sowie ein Lautsprechersystem, mit dem eine Empfangsdame Mitarbeiter auf eingehende Anrufe aufmerksam machen kann.

PBX-Grundlagen

Ein PBX-Telefonsystem führt dieselben allgemeinen Aufgaben wie ein Mehrleitungssystem aus, jedoch ohne menschliche Unterstützung. Eingehende Anrufe werden über einen Puffer, einen elektronischen, zentralen Empfangsbereich, eingegeben. Abhängig von der Nummer, die der Anrufer wählt, findet eine von zwei Aktionen statt. Wenn der Anrufer eine zentrale Nummer wählt, hat er meistens die Möglichkeit, sofort eine Nebenstellennummer zu wählen oder eine automatische Liste von Nebenstellen abzuhören, eine auszuwählen und eine Verbindung herzustellen. Wenn der Anrufer eine der Nebenstellenleitungen direkt wählt, kann er das System vollständig umgehen und eine Verbindung zur Nebenstelle herstellen. Wenn eine zentrale Nummer beispielsweise 555-4123 lautet, können direkte Nebenstellennummern Nummern wie 555-4124 und 555-4125 sein.

PBX-Optionen

Eine zusätzliche Option, die PBX-Telefonsysteme bieten, ist die Möglichkeit, eine interne Verbindung herzustellen. Mitarbeiter können ein Telefon verwenden, um andere Nebenstellen zu wählen, ohne eine Amtsleitung zu verwenden. In der Regel wählen sie die letzten drei Ziffern der Nummer, z. B. 124 oder 125. Um auf eine Amtsleitung zuzugreifen und einen ausgehenden Anruf zu tätigen, müssen Sie dies bei den meisten PBX-Systemen tun Geben Sie eine zusätzliche Nummer an, z. B. die Nummer 9, bevor Sie den Anruf tätigen.