E-Mail bietet Geschäftsleuten eine einfache und schnelle Möglichkeit, Informationen elektronisch auszutauschen. Wie bei allen Formen der schriftlichen Korrespondenz in der Geschäftswelt müssen E-Mails professionell verfasst und formatiert werden. Obwohl diese Form der fortschrittlichen Kommunikation ein schnelles Messaging fördert, können Sie sich mit Ihrem Vorgesetzten ins heiße Wasser bringen, wenn Sie sich nicht die Zeit nehmen, die Etikette-Standards einzuhalten.
Verwenden Sie Betreffzeilen
Füllen Sie laut Purdue University immer die Betreffzeile mit dem Thema Ihrer E-Mail aus. Auf diese Weise erfahren die Empfänger, worum es in Ihrer E-Mail geht und wie sie das Lesen Ihrer E-Mail gegenüber den Dutzenden (oder Hunderten) anderer E-Mails, die sie lesen müssen, priorisieren sollten. Sie müssen auch berücksichtigen, dass Ihre Empfänger möglicherweise ängstlich auf eine E-Mail von Ihnen zu einem bestimmten Thema gewartet haben. Wenn Ihre E-Mail jedoch keine Betreffzeile enthält, können sie diese möglicherweise nicht öffnen.
Stellen Sie einen professionellen Ton ein
Der Ton Ihrer E-Mail sollte immer professionell sein. Wie in einem Artikel auf Inc.com vom Juni 2010 empfohlen, scherzen Sie nicht und verwenden Sie keinen Sarkasmus, vermeiden Sie trendigen Slang oder Jargon und vermeiden Sie es, verspielt oder niedlich zu sein. Das Hinzufügen von Smileys und anderen Emoticons zu einer geschäftlichen E-Mail ist unangemessen. Selbst wenn Sie die Person kennen, an die Sie die E-Mail senden, wissen Sie nicht, wie viele andere Personen Ihre E-Mail möglicherweise sehen.
Richtige Grüße
Verwenden Sie wie bei einem handgeschriebenen (oder getippten) Brief die richtigen Anreden in Ihrer E-Mail. Die Purdue University empfiehlt E-Mail-Autoren, die Empfänger mit einem herzlichen Gruß wie „Guten Morgen“ anzusprechen und die E-Mail mit „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Danke“ abzuschließen. Diese Art von Anreden hält Ihre E-Mail professionell und höflich.
Verwenden Sie professionelle Schriftarten
Die Schriftart, die Sie in Ihrer E-Mail verwenden, spiegelt Sie wider. Cartoon-artige Schriftarten, wie z. B. Schriftarten mit schnörkellosen oder sprudelnden Buchstaben, lassen den Absender kindisch wirken, was die Professionalität der Kommunikation beeinträchtigt. Halten Sie Schriftarten professionell. Laut Wellesley College sind Times New Roman, Arial und andere Schriftarten mit Buchdruck die besten Schriftarten für geschäftliche Zwecke.
Vermeiden Sie es außerdem, die Schriftart so zu ändern, dass sie in Großbuchstaben geschrieben ist, da dies in der Online-Kommunikation als Schreien ausgelegt wird.
Korrekturlesen Sie Ihre E-Mail
Es ist unprofessionell, E-Mails mit Rechtschreibfehlern, Satzzeichenfehlern und anderen Arten von grammatikalischen oder technischen Fehlern zu senden. Solche Fehler lassen den Eindruck entstehen, dass Sie nicht über ausreichende Schreibfähigkeiten verfügen. Verwenden Sie die Rechtschreibprüfung Ihres E-Mail-Programms, um falsch geschriebene Wörter zu korrigieren, und lesen Sie Ihre Komposition immer Korrektur, bevor Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken.