Es ist schwierig genug, die vielen Marktbedingungen abzuwehren, die Ihr Unternehmen belasten können, ohne sich jeden Tag um die Sicherheit Ihrer Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter sorgen zu müssen. Eindringlinge, Raubüberfälle und Störungen von Mitarbeitern können Ihrem Unternehmen ernsthaften Schaden zufügen. Die Erstellung proaktiver Sicherheitsverfahren für Ihr Front Office hilft, Probleme zu vermeiden und möglicherweise Ihre Versicherungsprämien zu senken.
Treffen Sie sich mit Experten
Der erste Schritt bei der Erstellung von Sicherheitsverfahren für Ihr Büro besteht darin, sich mit Experten für kommerzielle Sicherheit zu treffen. Dies schließt Ihren Gebäudemanager, wenn Sie einen Raum mieten, Ihren Versicherer, einen Anwalt für Betriebshaftpflicht und einen Berater für Sicherheitsdienste ein. Gehen Sie mit diesen Experten durch die Räumlichkeiten und setzen Sie sich, um zu beurteilen, was sie Ihrer Meinung nach tun müssen, um Ihre Sicherheit zu verbessern, und welche Ressourcen sie empfehlen. Lassen Sie keine Waffen in Ihrem Gebäude zu, ohne mit einem Anwalt, Ihrem Bauherrn und einem Waffensicherheitsexperten zu sprechen.
Überprüfen Sie den Zugriff
Bestimmen Sie, wer Ihr Büro betreten darf, und stellen Sie Ausweise für Mitarbeiter oder ein Summersystem bereit, bei dem eine Empfangsdame oder ein Mitarbeiter Personen in das Gebäude oder Büro lassen muss. Stellen Sie Ihre Rezeption an einem Ort auf, an dem Ihre Rezeptionistin so früh wie möglich sehen kann, wer sich Ihrem Schreibtisch nähert. Installieren Sie Überwachungskameras vor allen Eingängen und in Treppenhäusern, wenn Sie es sich leisten können. Treppenhaustüren sollten von außen verriegelt werden, sodass nur Mitarbeiter mit Schlüsseln über Treppenhäuser in Ihren Raum gelangen können. Prüfen Sie, ob Sie stärkere Türen und Fenster hinzufügen müssen, einschließlich gehärtetem oder kugelsicherem Glas. Abhängig davon, wie oft Besucher in Ihr Büro kommen und wie lange sie bleiben, sollten Sie einen Besucherausweis und eine Anmeldung verlangen. Beschränken Sie, wer Pakete unterschreiben oder annehmen kann.
Beleuchtung verbessern
Überprüfen Sie Ihre Außenzugangswege und Innenräume, um sicherzustellen, dass Sie über eine ausreichende Beleuchtung verfügen, in der Personen eintreten und arbeiten oder Kunden warten. Schalten Sie die Timer so ein, dass sie sich einschalten, bevor Personen eintreffen, und bis nach Geschäftsschluss eingeschaltet bleiben. Stellen Sie sicher, dass Sie Rückfahrscheinwerfer haben, die in wichtigen Innen- und Außenbereichen bei einem Stromausfall aufleuchten.
Mitarbeiterrichtlinien
Erstellen Sie Checklisten zum Öffnen und Schließen für Mitarbeiter, die als erste ankommen und als letzte abreisen, und stellen Sie Sicherheitsverfahren bereit, die die Mitarbeiter tagsüber befolgen müssen. Treffen Sie sich mit Mitarbeitern, um zu besprechen, wie mit einem Feuer, einem verärgerten Mitarbeiter, einem Wetternotfall oder einem feindlichen Eindringling umgegangen werden soll. Veröffentlichen Sie Notrufnummern in der Nähe jedes Telefons und stellen Sie sie auf Kurzwahl. Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, keine Informationen über Ihr Unternehmen telefonisch weiterzugeben und Anfragen an Ihren Büroleiter zu richten. Lassen Sie Mitarbeiter keine Eingangstüren öffnen, wenn sie Gegenstände laden oder entladen. Versuchen Sie, einen Kumpel oder Beobachter zu beauftragen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter sicher zu ihren Autos gelangen, und geben Sie ein Codewort oder einen Satz ein, den die Mitarbeiter am Telefon oder untereinander verwenden können, um den Alarm auszulösen, wenn sich ein Eindringling in der Nähe befindet.
Training
Halten Sie ein Schulungsseminar ab, um Ihren Mitarbeitern zu helfen, verbal mit feindlichen Mitarbeitern und Eindringlingen umzugehen. Erwägen Sie das Hinzufügen von Schlössern zu Bürotüren oder das Hinzufügen sicherer Bürotüren, um Mitarbeiter vor Eindringlingen zu schützen, und platzieren Sie Panikknöpfe im Büro, mit denen Mitarbeiter einen lauten Alarm auslösen können, um andere Büros in der Nähe zu alarmieren und möglicherweise Eindringlinge abzuschrecken. Sprechen Sie mit Ihrem Anwalt oder Versicherer über die Rechtmäßigkeit des Angebots von Selbstverteidigungstrainings oder Kurserstattungen. Wenn Sie unterschiedliche Bürobereiche haben, verteilen Sie Walkie-Talkies und schulen Sie die Mitarbeiter in deren Verwendung.