Effektive Geschäftsbriefe bauen Beziehungen auf und schaffen ein positives Image für Ihr Unternehmen, während schlecht geschriebene Briefe die beruflichen Beziehungen schädigen und das Endergebnis beeinträchtigen können. Wie etwas ausgedrückt wird, ist genauso wichtig wie das Gesagte. Wenden Sie einige grundlegende Kommunikationsprinzipien auf Geschäftsbriefe sowie andere Kommunikationsformen an, um Ihr Geschäft und Ihren beruflichen Ruf aufzubauen.
Bevor du schreibst
1
Lesen Sie den Brief, auf den Sie antworten, zweimal – einmal, um den Grundgedanken des Briefes zu erhalten, und noch einmal, um sicherzustellen, dass Sie die wichtigsten Punkte verstehen. Notieren Sie sich mehrdeutige Sprachen oder Informationen, damit Sie in Ihrem Antwortschreiben um eine Klarstellung bitten können. Listen Sie die im Brief angegebenen Verpflichtungen und Daten auf, damit Sie sie in Ihrer Antwort bestätigen können.
2
Kenne deine Zuhörer. Wenn Sie Ihre Antwort schreiben, haben Sie ein gutes Verständnis für die Rolle der Person im Unternehmen. Finden Sie heraus, ob sie Zugriff auf wichtige Informationen hat, die Sie benötigen, oder ob sie Verpflichtungen eingehen und im Namen des Unternehmens sprechen kann. Wenn nicht, finden Sie heraus, wer in Ihren Brief kopiert werden muss.
3
Überprüfen Sie die Informationen, bevor Sie Verpflichtungen eingehen, damit Sie sicher sind, dass Sie die versprochenen Anforderungen erfüllen können. Stellen Sie sicher, dass das Inventar auf Lager ist, die Materialien zu einem bestimmten Datum geliefert werden können und die Mitarbeiter die Angaben in Ihrem Brief verfolgen.
Den Brief schreiben
1
Sei klar und prägnant. Halten Sie sich an den Punkt und vermeiden Sie überflüssige Informationen. Wiederholen Sie wichtige Punkte des Schreibens, einschließlich Fristen und Verpflichtungen, um zu bestätigen, dass Sie die Informationen erhalten und verstanden haben.
2
Verwenden Sie Rechtschreib- und Grammatikprüfungen und überprüfen Sie Ihren Brief auf Fehler.
3
Seien Sie professionell – vermeiden Sie umgangssprachliche und emotionsgeladene Wörter, die möglicherweise falsch interpretiert werden. Wenn Sie beim Schreiben wütend oder verärgert sind oder es sich bei dem Brief um ein heikles Thema handelt, legen Sie es beiseite und kommen Sie am nächsten Tag darauf zurück, wenn Sie ruhig sind und objektiver sein können. Überarbeiten Sie den Brief gegebenenfalls vor dem Senden.