Dokumentenkontrollverfahren

Verfahren zur Dokumentenkontrolle stellen sicher, dass Mitarbeiter im Unternehmensbetrieb die richtigen Dokumente zur Ausführung ihrer Arbeit verwenden. Die Verfahren sind ein wesentlicher Bestandteil des Qualitätssicherungsprozesses. Sie verfolgen die Vorbereitung und Bearbeitung von Dokumenten, um sicherzustellen, dass die für die Dokumentation verantwortlichen Mitarbeiter veraltete Dokumente durch die neuesten Versionen ersetzen. Zu diesen Verfahren gehören Aufzeichnungen der Mitarbeiter, die Dokumente erstellt, geändert und genehmigt haben, damit das Unternehmen feststellen kann, wie Fehler vermieden und die Qualität seiner Produkte und Dienstleistungen verbessert werden können.

Schöpfung

In den Dokumentenkontrollverfahren wird festgelegt, wer für die Erstellung bestimmter Dokumente verantwortlich ist und wie der Urheber des Dokuments diese identifizieren muss. Zusätzlich zur Benennung des Dokuments in einem vorgeschriebenen Format muss der verantwortliche Mitarbeiter das Dokument unterschreiben, um sich als Urheber zu identifizieren. Durch die Unterzeichnung des Dokuments wird angegeben, dass der Mitarbeiter die Arbeit für abgeschlossen hält und das Datum angeben muss, an dem er die Arbeit abgeschlossen hat.

Rezension

Nach den Grundsätzen der Qualitätssicherung müssen Unternehmen viele ihrer Dokumente auf ihre Richtigkeit überprüfen, insbesondere technische Zeichnungen und Spezifikationen. In den Dokumentenkontrollverfahren wird detailliert beschrieben, welche Dokumente von wem überprüft werden müssen und wie eine solche Überprüfung aufgezeichnet werden soll. In der Regel gibt ein Überprüfungsverfahren an, über welche Qualifikationen ein Prüfer verfügen muss und wie der Prüfer die im Dokument erforderlichen Änderungen vornimmt. Hier erfahren Sie, wie Sie Änderungen aufzeichnen und wo der Prüfer unterschreiben muss, um anzuzeigen, dass er eine erfolgreiche Prüfung abgeschlossen hat.

Überarbeitung

Abgesehen von Änderungen, die während einer Überprüfung vorgenommen wurden, resultieren erforderliche Änderungen in der Dokumentation häufig aus Änderungen in Projekten oder Vorgängen. Dokumentkontrollverfahren legen fest, wer Revisionen initiiert und wer sie ausführt. Sobald eine Überarbeitung abgeschlossen ist, erhält das überarbeitete Dokument eine Bezeichnung, mit der Mitarbeiter es als die letzte Überarbeitung zu einem bestimmten Datum identifizieren können. Das alte Dokument erhält eine Bezeichnung als veraltet und eine Markierung, dass es nicht mehr aktuell ist.

Ersatz

Ein wesentlicher Teil der Dokumentenkontrollverfahren beschreibt, wie ein Unternehmen sicherstellt, dass die neuesten Versionen von Dokumenten veraltete Versionen an den Orten ersetzen, an denen die Dokumente verwendet werden. In den Verfahren wird festgelegt, wer für die Erneuerung der Dokumentation verantwortlich ist, häufig der Initiator der Überarbeitungen. Andererseits weisen die Verfahren die Benutzer der Dokumentation an, veraltetes Material zu identifizieren und nach den neuesten Überarbeitungen zu suchen.

Externe Dokumente

Unternehmen müssen häufig Unterlagen verwenden, die von außerhalb des Unternehmens stammen. Solche Dokumente folgen nicht den internen Verfahren, wenn sie zum ersten Mal eintreffen. Dokumentkontrollverfahren legen fest, wer für die Integration solcher Dokumente in das Unternehmenssystem verantwortlich ist. Sie beschreiben, wie die externen Dokumente identifiziert werden, ob eine Überprüfung erforderlich ist und wie bei Bedarf mit Überarbeitungen fortgefahren werden kann. Nach der Integration stellen die verantwortlichen Mitarbeiter sicher, dass die relevanten externen Dokumente bei Bedarf verfügbar sind.