Die meisten Unternehmen verfügen über einen geringen Bargeldbestand, um geringfügige geschäftliche Ausgaben zu bezahlen, die das Ausstellen eines Schecks oder die Verwendung der Unternehmenskreditkarte nicht rechtfertigen. Ein Kassenbestand ist eine bequeme Methode, um Transaktionen für kleine Unternehmen wie Porto, Zustellgebühren oder Büromaterial für Notfälle zu bezahlen. Für Buchhaltungszwecke ist es wichtig, genaue Aufzeichnungen über alle geringfügigen Bargeldausgaben zu führen.
Petty Cash-Kontotyp
Bargeld ist ein kurzfristiger Vermögenswert und sollte in der Unternehmensbilanz als Lastschrift ausgewiesen werden. Um zunächst ein Kleinkassenkonto zu finanzieren, sollte der Buchhalter einen Scheck an „Petty Cash“ ausstellen, um den gewünschten Bargeldbetrag zur Hand zu haben, und den Scheck dann bei der Bank des Unternehmens einlösen. Der Journaleintrag in der Bilanz sollte eine Belastung des Geschäftsbankkontos und eine Gutschrift des Kleingeldkontos enthalten. Wenn Bargeld für Geschäftsausgaben verwendet wird, sollte das entsprechende Ausgabenkonto – wie Büromaterial oder Erstattung von Mitarbeitern – als Aufwand erfasst werden.
Normaler Kassenbestand
Der normale Saldo von Kleingeld kann je nach Unternehmensgröße variieren. Normalerweise hält ein kleines bis mittleres Unternehmen etwa 100 US-Dollar an Bargeld bereit, aber große Unternehmen können je nach Bedarf bis zu 500 US-Dollar haben. Es ist im Allgemeinen keine gute Idee, übermäßig viel Bargeld oder zu viele Personen mit Zugang zu Bargeld vorrätig zu halten, da das Risiko eines geringfügigen Gelddiebstahls und potenzieller Buchhaltungsprobleme besteht.
Speichern und Verfolgen von Kleingeldausgaben
Unternehmen sollten Kleingeld in einem Safe aufbewahren oder in einer Geldkassette aufbewahren. Der Eigentümer und der Finanzmanager sollten die einzigen Mitarbeiter sein, die Zugang zu dem Kleingeld haben, damit es genau nachverfolgt und verwaltet werden kann. Ein Quittungsbeleg sollte für jedes entnommene Geld ausgefüllt werden und das Datum, den genauen Geldbetrag, die Beschreibung der Ausgaben sowie den Namen und die Unterschrift der Person enthalten, die das Geld erhält.
Auffüllen des Kassenkontos
Das Kleingeldkonto sollte jeden Monat abgeglichen und aufgefüllt werden, um sicherzustellen, dass das Konto ausgeglichen ist und etwaige Abweichungen berücksichtigt werden. Der Buchhalter sollte einen Scheck an „Petty Cash“ über den Betrag der Ausgaben ausstellen, die in diesem Monat mit dem Petty Cash bezahlt wurden, um das Konto wieder auf den ursprünglichen Betrag zu bringen. Der Scheck sollte bei der Bank des Unternehmens eingelöst und das Geld in den Kassenschrank oder das Schließfach zurückgelegt werden. Notieren Sie den Scheck in der Bilanz mit einer Belastung des Geschäftsbankkontos, einer Gutschrift auf dem Kleingeldkonto und verwenden Sie dann die Quittungsbelege, um die verschiedenen Konten zu belasten, mit denen das Kleingeld bezahlt wurde.