Der Zweck einer Finanzprüfung ist dreifach. Zunächst muss bestätigt werden, dass Verfahren vorhanden sind, um ein Unternehmen zu steuern und optimale Gewinnniveaus zu erzielen. Zweitens muss die Einhaltung aller geltenden Aufsichtsbehörden überprüft werden. Und drittens sollen alle Geschäftsinteressenten vor dem Risiko betrügerischer Praktiken geschützt werden. Zu diesem Zweck sollten alle Unternehmen – ob öffentlich oder privat – regelmäßige Prüfungen durchführen, um ihre finanzielle Sicherheit zu schützen. Zumindest sollte eine grundlegende Checkliste für die Prüfung verwendet und eine Prüfung von einem unvoreingenommenen Ausschuss innerhalb des Unternehmens durchgeführt werden. Am umsichtigsten ist es jedoch, zweimal im Jahr eine Prüfung durch eine qualifizierte externe Prüfungsgesellschaft durchführen zu lassen.
Budgets und Finanzberichte
Ein vernünftiges Unternehmen verfügt über eine Reihe von Budgets und Abschlüssen, mit denen es die finanzielle Gesundheit des Unternehmens bis zum Jahresende überwachen und messen kann. Die Budgets sollten zu Beginn eines jeden Jahres für gezielte Einnahmen und Ausgaben zusammengestellt und dann monatlich überwacht werden. Vier Hauptabschlüsse, die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung, die Eigenkapitalaufstellung und die Kapitalflussrechnung, sollten auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Einhaltung der allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze überprüft werden.
Transaktionsdokumentation
Alle Finanztransaktionen sollten im Hauptbuch des Unternehmens dokumentiert werden. Unabhängig davon, ob in manueller Form oder mit einem elektronischen System dokumentiert, sollte jede Transaktion konsistent mit genügend Informationen aufgezeichnet werden, um zu identifizieren, wer sie zu welchem Zweck erstellt hat. Jedes sollte mit dem Transaktionsdatum versehen sein.
Umsatz- und Verkaufskosten
Das Prüfungspersonal sollte Tests der Umsatz- und Umsatzkosteneinträge im Hauptbuch und im nachfolgenden Jahresabschluss durchführen. Verkaufsbuchungen sollten durch den Nachweis des Versandes der Produkte bestätigt werden. Erbringung von Dienstleistungen; oder Percentage-of-Completion-Buchhaltungsberechnungen, mit denen Unternehmen periodische Einnahmen aus langfristigen Verträgen erfassen können. Umsatzkosteneinträge sollten mit den zugehörigen Umsatzeinträgen zeitlich richtig abgestimmt und auf ihre Richtigkeit überprüft werden.
Kostengenehmigungen
Alle Ausgaben, ob mit Bargeld oder Scheck bezahlt, sollten schriftlich geregelt und vor der Zahlung mit angemessener Genehmigung kontrolliert werden. Schecks und Kleingeld sollten mit minimalem Zugang gesperrt werden. Für die Freigabe von Bargeld oder Schecks, einschließlich der Lohn- und Gehaltskosten, sollte eine doppelte Unterschrift erforderlich und überprüft werden.
Abgrenzungskonten
Es sollten Rückstellungen gebildet werden, um bilanzielle Rückstellungen für ausstehende Zahlungen zu bilden. Dies sollte Posten wie Gelder einschließen, die für verdiente Arbeitnehmerlöhne fällig sind, die auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung warten, Urlaubs- oder Krankengeld sowie Bonus- oder Provisionsvereinbarungen. Rückstellungen sollten auch für staatliche, lokale und bundesstaatliche Steuern finanziert werden, die für Eigentum, Verkäufe oder Einkommen fällig sind, wie dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
Probebilanz
Das „Testguthaben“ eines Unternehmens enthält die Werte aller Konten zum Zeitpunkt einer Momentaufnahme. Die Prüfungsverfahren sollten die Salden bestätigen, wobei besonderes Augenmerk auf die Abstimmung der wichtigsten zu legen ist. Zur Unterstützung der Salden für Forderungen und Verbindlichkeiten sollte eine Dokumentation in Form detaillierter Alterungsberichte vorgelegt werden. Inventar und Anlagevermögen sollten nach Artikel, Menge und Wert bestätigt werden, wobei die Anzahl der periodischen Zyklen überprüft werden muss, um die Richtigkeit während des gesamten Jahres zu bestätigen. Barguthaben sollten durch Abgleich mit Kontoauszügen bestätigt werden.
Aufgabentrennung
Es ist unbedingt erforderlich, die Aufgabentrennung für alle Finanztransaktionen zu überprüfen und interne Kontrollen bereitzustellen, um Fehler oder betrügerische Aktivitäten zu vermeiden. Beispielsweise sollte die Person, die eine Bestellung schreibt, keinen Scheck ausstellen können, um einen Lieferanten zu bezahlen. In kleinen Unternehmen kann dies eine Herausforderung sein. Finanzmitarbeiter können jedoch Mitarbeiter aus anderen Abteilungen anfordern, um solche Checks and Balances zu unterstützen.
Großaufträge
Da Großaufträge mit Lieferanten oder Kunden die finanzielle Situation eines Unternehmens erheblich beeinflussen können, sollten alle Vereinbarungen überprüft werden, um zu bestätigen, dass das Unternehmen seinen vertraglichen Verpflichtungen nachkommt. Dies beinhaltet eine Überprüfung wichtiger Leasingverhältnisse, Kauf- und Verkaufsverträge, Versicherungspolicen oder sonstiger schriftlicher Unternehmensverpflichtungen.
Statuten und Sitzungsprotokolle
Die vom Verwaltungsrat zum Wohle des Unternehmens und der Interessengruppen verabschiedeten Statuten sollten dokumentiert und überprüft werden, um die Einhaltung aller Richtlinien zu überprüfen. Das Protokoll der Unternehmensbesprechungen sollte ebenfalls überprüft werden, um zu bestätigen, dass geeignete Maßnahmen ergriffen wurden, um alle während dieser Besprechungen erörterten Probleme zu lösen.
Bestätigen Sie die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen
Es sollten Audits durchgeführt werden, um die Einhaltung aller für das Geschäft zuständigen Aufsichtsbehörden zu bestätigen. Dies sollte die Einreichung lokaler, staatlicher oder bundesstaatlicher Steuern einschließen. Dies sollte auch die Einhaltung von Agenturen einschließen, die eine regelmäßige Berichterstattung über Statistiken oder andere Maßnahmen zur Verringerung physischer Risiken oder zur Aufrechterhaltung eines finanziell soliden Geschäftsumfelds verlangen.