Beispiel für einen Notfallwiederherstellungsplan für kleine Unternehmen

Von einem Feuer, das durch eine unachtsam geworfene Zigarette ausgelöst wurde, bis zu einem Gebäude, das von einem Hurrikan zerstört wurde, können physische Schäden je nach Katastrophenplanung entweder das Ende Ihres Geschäfts bedeuten oder eine vorübergehende Beule auf der Straße sein. Die Erstellung von Verfahren zur Minimierung der Auswirkungen und Wiederherstellung eines von Menschen verursachten oder natürlichen Ereignisses dreht sich um Vorbereitung, Kommunikation und Dokumentation.

Szenarioliste

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Notfallwiederherstellungsplans besteht darin, mögliche Katastrophen aufzulisten, die Ihr Unternehmen schwer beschädigen könnten. Dies kann Feuer, Hurrikan, Überschwemmung, Tornado, Erdbeben, Schießen, Diebstahl, Computerhacking oder Schützen sein. Bereiten Sie Sicherheitsmaßnahmen vor, um potenzielle Wetterkatastrophen zu überwachen und Ereignisse wie Diebstahl, Hacking oder einen Schützen zu verhindern.

Asset-Dokumentation

Wenn Sie potenzielle Katastrophen überprüft haben, listen Sie die Assets auf, die Sie nur schwer ersetzen können, z. B. Computerdaten, Papierdokumente wie unterzeichnete Verträge, Schlüsselmaschinen sowie Inventar und Lieferanten, die erforderlich sind, um Kunden zu bedienen und sie als Kunden zu behalten. Arbeiten Sie mit Ihrem Versicherer zusammen, um den gesamten erforderlichen Versicherungsschutz zu erwerben, und befolgen Sie die Richtlinien zum Schutz von Vermögenswerten, um sicherzustellen, dass Sie Gegenstände wie Bürogeräte und -zubehör, Computer, Büroräume, Gebäude, Maschinen und Fahrzeuge schnell ersetzen können. Fragen Sie Ihren Anbieter nach staatlichen Katastrophenhilfeprogrammen, von denen er Kenntnis hat. Die US Small Business Association empfiehlt, Ihr Vermögen in folgende Bereiche zu unterteilen: Humankapital, Infrastruktur, Information, öffentlich-private Partnerschaften und Kommunikation.

Pre-Event-Plan

Besprechen Sie, welche Schritte Sie bei vorhersehbaren Katastrophen unternehmen werden, z. B. bei einem wetterbedingten Vorfall oder bei solchen, die Daten zerstören oder Personen Schaden zufügen, aber Ihren Geschäftssitz nicht schließen. Haben Sie Methoden, um die Polizei anzurufen, Mitarbeiter zu evakuieren und wichtige Vermögenswerte zu schützen. Entwickeln Sie eine Möglichkeit, während und nach einem Vorfall und einer Evakuierung mit Mitarbeitern und Kunden zu kommunizieren. Erstellen Sie einen Datensicherungsplan, der Ihre Computer jede Nacht außerhalb des Unternehmens sichert und Kopien von Papierdokumenten für die externe Speicherung erstellt. Untersuchen Sie Ihre Cashflow-Situation zu verschiedenen Zeiten im Jahr und berechnen Sie, wie lange Sie überleben können, wenn Ihre Türen geschlossen sind, ohne dauerhaft geschlossen zu werden. Wenn beispielsweise Wetterkatastrophen in Ihrer Region im Frühjahr am häufigsten auftreten, bestimmen Sie, wie lange Sie überleben können, ohne Mitarbeiter zu bezahlen, Kundenaufträge zu erfüllen und Einnahmen zu erzielen, falls Ihr Gebäude ebenerdig ist.

Antwort nach dem Ereignis

Erstellen Sie die Schritte für den Neustart Ihres Unternehmens unmittelbar nach einer Katastrophe. Weisen Sie Einzelpersonen oder Gruppen bestimmte Aufgaben zu. Zu den Aufgaben gehört möglicherweise die Kontaktaufnahme mit Ihrem Versicherer. Treffen mit einem Bauherrn oder Vermieter; Kontaktaufnahme mit Lieferanten, Lieferanten, Kunden, Mitarbeitern und den Medien; Kauf, Leasing oder Vermietung beschädigter Vermögenswerte; Unterstützung der Mitarbeiter bei persönlichen Problemen und Ersetzung derjenigen, die nicht zurückkehren können. Wenden Sie sich an Kunden und Medien, um sie über den Status Ihres Neustarts zu informieren. In einigen Fällen können Sie sich möglicherweise nicht von einer Katastrophe erholen, insbesondere wenn Sie Mitarbeiter, Kunden und Vertrieb dauerhaft verlieren. Verfügen Sie über eine Ausstiegsstrategie, um Ihre Verluste zu minimieren, wenn Sie Ihr Unternehmen dauerhaft schließen müssen.