Bedeutung der internen Kontrollverfahren in der Personalabteilung

Personalabteilungen arbeiten sowohl als Transaktions- als auch als Compliance-Mitarbeiter. Die Transaktionsfunktion befasst sich mit der Prozessdokumentation, der Pflege und Sicherheit von Aufzeichnungen, der Gehaltsabrechnung sowie der Rekrutierung und Einstellung von Mitarbeitern. Die Zuständigkeiten innerhalb der HR-Compliance-Funktion konzentrieren sich darauf, sicherzustellen, dass das Unternehmen die Arbeits- und Arbeitsgesetze von Bund und Ländern einhält. Ein starkes internes Kontrollsystem, das Rechenschaftspflicht gewährleistet und solide Managementpraktiken fördert, ist ein wesentlicher Bestandteil beider Funktionen.

Bedeutung von Kontrollverfahren für die Umwelt

Die Bedeutung interner Kontrollverfahren innerhalb der Personalabteilung liegt in der effizienten, effektiven und Compliance-orientierten Umgebung, die interne Kontrollen schaffen. In dieser Umgebung arbeiten interne Kontrollverfahren daran, Kontrollpunkte zu identifizieren - eine Position innerhalb eines HR-Prozesses, an der wahrscheinlich ein Fehler oder eine Unregelmäßigkeit auftritt - Kontrollpunktrisiken zu lokalisieren und dann jedes Risiko zu mindern oder zu eliminieren. Starke Kontrollen und solide Risikomanagementverfahren geben der Personalabteilung, dem Managementpersonal und dem Geschäftsinhaber die Möglichkeit, sich auf die Erreichung strategischer Ziele zu konzentrieren.

Begrenzung der Folgen eines unkontrollierten Risikos

Interne Kontrollverfahren der Personalabteilung sind von erheblicher Bedeutung, um die schwerwiegenden Folgen einer Nichtkontrolle des Risikos zu begrenzen. Zu den wichtigsten möglichen Konsequenzen zählen Strafen, Geldstrafen und Schäden am Ruf des Unternehmens, gegen die Arbeits- und Arbeitsgesetze von Bund und Ländern verstoßen zu haben. Fälle von Timecard-Betrug, die Schaffung von „Geistern“ oder gefälschten Mitarbeitern und Identitätsdiebstahl können ein Unternehmen finanziell lahm legen und das Vertrauen untergraben. Darüber hinaus verringern Verfahren, die Risiken nicht kontrollieren, häufig sowohl die Effizienz als auch die Effektivität nicht nur der Personalabteilung, sondern des gesamten Unternehmens.

Bedeutung für die Risikominderung

Präventive interne HR-Kontrollen sind eine wichtige erste Verteidigungslinie. Vorbeugende Kontrollen verringern die Wahrscheinlichkeit von absichtlichen oder unbeabsichtigten Dateneingabefehlern und entmutigen oder verhindern illegale oder unethische Handlungen. Beispiele hierfür sind Fehlerprüfungsfunktionen in HR-Systemsoftware, Computersicherheitsverfahren, die den Zugriff auf Mitarbeiterdatensätze einschränken, Autorisierungsverfahren, bei denen ein Manager Mitarbeiterzeitkarten genehmigen muss, bevor sie an die Personalabteilung übermittelt werden, und die Aufteilung der Aufgaben in Abrechnungsverfahren, damit derselbe Mitarbeiter nicht anwesend ist Daten nicht aufzeichnen und auch Gehaltsschecks ausstellen.

Erkennen und Behandeln von Verstößen

Detektivkontrollen sind eine zweite Verteidigungsstufe, mit der ein Fehler oder eine Unregelmäßigkeit nach ihrem Auftreten erkannt und behoben werden kann. Beispiele hierfür sind Audit-Trail-Verfahren, mit denen zufällig ausgewählte Abrechnungstransaktionen von Anfang bis Ende verfolgt werden. Diese können während eines regelmäßig geplanten oder zufälligen Abrechnungs-Audits erstellt werden. Verfahren zur Meldung von Fällen von Belästigung am Arbeitsplatz oder sexueller Belästigung oder von Handlungen, die gegen die Arbeitsschutzbestimmungen verstoßen, sind von wesentlicher Bedeutung. Starke interne Kontrollen haben Konsequenzen, die vom Coaching über eine Warnung bis zur sofortigen Kündigung bei Verstößen gegen die Richtlinien zur Personalkontrolle reichen.