Ein gemeinnütziger Satzungsausschuss ist für die Erstellung und Aufrechterhaltung der Satzung der Organisation verantwortlich. Hierbei handelt es sich um ein Regelwerk, das die Abläufe und Aktivitäten der Organisation regelt. Die Satzung enthält die Anzahl der Direktoren, die die Organisation haben sollte, die Rollen und Verantwortlichkeiten der Direktoren sowie die Anzahl und Häufigkeit der Vorstandssitzungen. Die Statuten beschreiben in der Regel kurz oder beziehen sich einfach auf andere Richtlinien und Verfahren, wie z. B. Einstellungen und Richtlinien zu Interessenkonflikten. Wenn die Organisation Mitarbeiter bezahlt hat, können in der Satzung auch die in der Organisation vorhandenen bezahlten Positionen und die Vergütungspraktiken für jede Position aufgeführt sein.
Vorbereitung der Satzung
Das Statutenkomitee ist dafür verantwortlich, alle Informationen zu sammeln, die für die Ausarbeitung der Statuten erforderlich sind. Die Mitglieder des Komitees recherchieren üblicherweise die Statuten anderer gemeinnütziger Organisationen in der Region sowie von Organisationen, die die gleiche Art von Arbeit verrichten. Dies ist ein Maßstab sowohl für die Branche als auch für die Region und gibt dem Ausschuss eine Vorstellung davon, wie andere Organisationen arbeiten. Das Komitee sammelt auch alle bestehenden organisatorischen Richtlinien und Verfahren zur Aufnahme oder Bezugnahme in die Satzung. Wo keine Richtlinien existieren, entwirft der Ausschuss einen Wortlaut, um das Problem vor der Genehmigung durch den Vorstand anzugehen.
Genehmigung einholen
Der Vorstand der Organisation genehmigt die Satzung in der Regel mehrheitlich auf einer offiziellen Vorstandssitzung, an der ein Quorum von Direktoren teilnimmt. Das Statutenkomitee verteilt den Statutenentwurf vor der Sitzung, um den Direktoren Zeit zu geben, ihn zu lesen und Fragen zu stellen. Wenn die Direktoren umfangreiche Änderungen oder Antworten benötigen, kann der Ausschuss zusammentreten, um seine Antwort zusammenzustellen und einen neuen Entwurf herauszugeben. Der Vorsitzende des Statutenausschusses ist in der Regel ein Vorstandsmitglied mit einer Führungsrolle, das den endgültigen Statutenentwurf auf der Vorstandssitzung zur Annahme vorlegt. Nachdem der Vorstand die Satzung gebilligt hat, verlangen Organisationen üblicherweise die Vorlage der endgültigen Fassung auf einer Vollversammlung der Mitglieder zur Ratifizierung und Annahme.
Umsetzungspflichten
Nachdem die Satzung von der Organisation genehmigt und verabschiedet wurde, stellt der Satzungsausschuss Kopien in allen Bereichen zur Verfügung, in denen die Geschäftstätigkeit der Organisation stattfindet. Für Organisationen mit bezahlten Mitarbeitern stellt das Komitee dem Management die Satzung zur Verfügung und fordert sie auf, die entsprechenden Abschnitte auf die Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter anzuwenden. Richtlinien und Verfahren, auf die in den Statuten Bezug genommen wird, müssen in den Bereichen umgesetzt werden, in denen sie gelten, z. B. die Einstellungs- und Vergütungsrichtlinien für die Einstellung von Personal.
Aktualisieren von Updates
Das Statutenkomitee nimmt die im Laufe des Jahres erforderlichen Aktualisierungen zur Kenntnis und erstellt regelmäßig überarbeitete Entwürfe, entweder wenn eine Reihe von Aktualisierungen und Änderungen erforderlich sind oder vor der Jahreshauptversammlung der Organisation. Der Ausschuss befolgt bei Aktualisierungen den gleichen Prozess wie beim ursprünglichen Entwurf, indem er den Wortlaut erforderlichenfalls überarbeitet, die überarbeitete Fassung verteilt und auf einer Vorstandssitzung zur Genehmigung einreicht. In den Statuten sollte festgelegt werden, ob die Zustimmung des Verwaltungsrats für geringfügige Änderungen ausreicht oder ob die überarbeiteten Statuten die Annahme durch die Mitglieder erfordern, bevor die Änderungen umgesetzt werden.