Arbeitgeber müssen dem Internal Revenue Service und der staatlichen Steuerbehörde regelmäßig Lohn- und Gehaltsabrechnungen vorlegen. Obwohl die Berichte jährlich sein können, sind vierteljährliche Gehaltsabrechnungsberichte häufiger. Darüber hinaus verlangen einige Jahresberichte, dass Arbeitgeber vierteljährliche Einzahlungen vornehmen, und dass interne Lohn- und Gehaltsabrechnungen erforderlich sind, um sicherzustellen, dass die gesamte Verbindlichkeit bis zum Jahresende beglichen wird. Das IRS regelt die Anforderungen für Steuerberichte des Bundes, aber die Richtlinien für die Berichterstattung variieren je nach Bundesland.
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Lohn- und Gehaltsabrechnungsberichte basieren auf dem Kalenderjahr, auch wenn das Unternehmen eine Einkommenssteuer auf Geschäftsjahresbasis einreicht, die einen anderen Zeitraum abdeckt, z. B. den 1. Juli bis 30. Juni. Die Lohn- und Gehaltsabrechnungsquartale sind vom 1. Januar bis 31. März; 1. April bis 30. Juni; 1. Juli bis 30. September; und 1. Oktober bis 31. Dezember. Das Fälligkeitsdatum für vierteljährliche Gehaltsabrechnungen ist in der Regel eine festgelegte Anzahl von Tagen nach dem Ende eines Quartals. Lohn- und Gehaltsabrechnungen sollten nur die Löhne enthalten, die während des Quartals tatsächlich an die Arbeitnehmer gezahlt wurden, selbst wenn der Arbeitgeber sich dafür entscheidet, im tatsächlich geleisteten Monat unbezahlte Löhne zu erhalten.
Federal Payroll Tax Return
Die meisten Arbeitgeber müssen vierteljährlich einen IRS Form 941-Bericht einreichen. In diesem Formular wird der Betrag der Bundeseinkommensteuer, der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern, die der Arbeitgeber von Arbeitnehmerschecks einbehalten hat, sowie der Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern angegeben. In diesem Bericht werden die Einbehaltungen des Arbeitnehmers nicht aufgeführt, sondern es werden anstelle von Pauschalbeträgen für jede Steuer Beträge berechnet. Wenn Arbeitgeber zum Jahresende W-2-Formulare für jeden Arbeitnehmer erstellen, sollten die Summen für jede auf den W-2 gemeldete Steuer den in allen 941 Berichten gemeldeten Summen entsprechen. Die vierteljährlichen 941 Berichte sind spätestens am letzten Tag des Monats nach dem Ende des Quartals fällig. Wenn die Arbeitgeber während des Quartals alle Einzahlungen pünktlich tätigen, verlängert sich das Fälligkeitsdatum um 10 Tage. Das IRS hat die Möglichkeit, einigen Arbeitgebern die Einreichung von jährlichen und nicht vierteljährlichen Lohnsteuerberichten zu ermöglichen. Das IRS benachrichtigt jedoch einen Arbeitgeber, wenn eine solche Änderung vorgenommen wird.
Bundesarbeitslosensteuer
Die Bundesarbeitslosensteuer wird jährlich gemeldet, und die Arbeitgeber müssen keine vierteljährliche Erklärung abgeben. Das IRS verlangt jedoch von den Arbeitgebern, vierteljährlich Einzahlungen zu leisten. Dies erfordert, dass Arbeitgeber einen internen Bericht erstellen, um die Anzahlung zu berechnen. Einige Softwareprogramme zur Erstellung von Gehaltsabrechnungen können den erforderlichen Bericht erstellen, oder Arbeitgeber können einen manuellen Bericht erstellen. Einzahlungen sind bis zum Ende des Monats fällig, der auf das Quartalsende folgt.
Staatliche Lohnsteuer
In Staaten mit einer Einkommensteuer müssen Arbeitgeber in der Regel vierteljährliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen einreichen, um den Betrag der von den Arbeitnehmern einbehaltenen staatlichen Einkommensteuer zu melden. Das Fälligkeitsdatum variiert je nach Bundesland. Beispielsweise verlangt Washington von Arbeitgebern, dass sie bis zum Ende des auf das Ende des Quartals folgenden Monats einen Bericht einreichen, während Maryland den Bericht spätestens am 15. des Monats nach dem Ende eines Quartals verlangt. Arbeitgeber müssen sich an ihre staatliche Steuerkommission wenden, um die Anforderungen zu ermitteln.
Staatliche Arbeitslosensteuer
Zusätzlich zur Zahlung der Bundesarbeitslosensteuer müssen Arbeitgeber möglicherweise die staatliche Arbeitslosensteuer entrichten. In der Regel tragen die Arbeitgeber die vollen Kosten von SUTA, was für das staatliche Arbeitslosensteuergesetz steht. Jeder Staat hat unterschiedliche Anforderungen hinsichtlich des Mindestlohns, den ein Arbeitgeber zahlen muss, bevor er für SUTA haftet. Normalerweise sammeln Staaten SUTA nicht für alle gezahlten Löhne. Beispielsweise kann ein Staat SUTA-Zahlungen für die ersten 7,000 USD verlangen, die jeder Mitarbeiter während eines Kalenderjahres verdient. In vierteljährlichen Berichten werden in der Regel jeder Mitarbeiter, seine Sozialversicherungsnummer und die Höhe der während des Quartals gezahlten Löhne aufgeführt, die der SUTA unterliegen. Die genauen Formate variieren jedoch.
Staatliche Arbeitnehmerentschädigung
In einigen Staaten können Arbeitnehmer eine Arbeitnehmerentschädigungsversicherung über einen privaten Spediteur abschließen. In anderen Bundesstaaten wie Oklahoma können sich Arbeitgeber selbst versichern und vierteljährliche Berichte an den Bundesstaat überweisen. Die Arbeitnehmerentschädigungsversicherung basiert auf der Schadenshistorie des Arbeitgebers und ist ein Prozentsatz der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Unterschiedliche Berufe bei demselben Arbeitgeber können unterschiedliche Sätze für die Arbeitnehmervergütung haben. Beispielsweise kann ein produzierendes Unternehmen für Büroangestellte, die im Front Office arbeiten, eine niedrigere Rate haben als für Drehmaschinenbediener, die in der Anlage arbeiten.