Unternehmen, die in einem Kalenderjahr Löhne und andere Zahlungen in Höhe von insgesamt mehr als 600 USD zahlen, müssen Mitarbeitern, einschließlich ehemaliger Mitarbeiter, Kopien des IRS-Formulars W-2 vorlegen. Wenn Ihr Unternehmen eine natürliche und abgezogene Einkommenssteuer, Steuern für Sozialversicherung und Medicare oder FICA gezahlt hat, müssen Sie die IRS-Formulare W-2 und W-3 einreichen. Das Formular W-3 ist eine Zusammenfassung der einzelnen W-2-Formulare, die Ihr Unternehmen der Regierung vorlegt.
Bilden Sie W-3
Um das IRS-Übermittlungsformular W-3 ausfüllen zu können, müssen Sie über die Gesamtzahl der W-2 verfügen, die Sie an das IRS senden. Wenn Sie mehr als 250 W-2 haben, senden Sie Ihre W-3 per E-Mail. Andernfalls füllen Sie das Papierformular aus, für das Ihre Arbeitgeberidentifikationsnummer und die Gesamtbeträge für die W-2 erforderlich sind, die Sie an Mitarbeiter und ehemalige Mitarbeiter ausstellen. Sie müssen Summen für Pflegeleistungen, Beiträge zu nicht qualifizierten Pensionsplänen, latente Vergütung und einbehaltene Bundeseinkommensteuer haben. Darüber hinaus verlangt der W-3 die staatliche Abkürzung und Identifikationsnummer sowie die einbehaltenen staatlichen und lokalen Löhne und Einkommenssteuern. Wenn Ihr Unternehmen in zwei oder mehr Bundesstaaten tätig ist, müssen Sie keine Statusabkürzungen oder Identifikationsnummern einfügen.
Bilden Sie W-2
Sie müssen IRS-Formular W-2-Kopien mit den Bezeichnungen B, C und 2 an Mitarbeiter und ehemalige Mitarbeiter auszahlen, denen im Kalenderjahr mehr als 600 US-Dollar gezahlt wurden. Die Frist für die Lieferung von W-2 endet am 31. Januar nach dem Kalenderjahr, für das Sie Löhne melden. Die Frist endet beispielsweise am 31. Januar 2013 für das am 31. Dezember 2012 endende Kalenderjahr.
Vorzeitige Auszahlung
Wenn Sie Mitarbeiter haben, die das Unternehmen vor dem Ende des Kalenderjahres verlassen haben, oder Mitarbeiter, deren Einkommen früher im Kalenderjahr eingestellt wurde, können Sie ihnen W-2 vor Ablauf des Kalenders zur Verfügung stellen, wenn Sie dies wünschen. Sie haben jedoch noch bis zum folgenden Januar Zeit, um die Mitarbeiter mit W-2 auszustatten. Wenn Sie beispielsweise einen Sommerangestellten hatten, für den Sie bis September einen W-2 hätten vorbereiten können, können Sie den W-2 früher als am 31. Januar bereitstellen, oder Sie können warten und den W-2 mit dem Rest Ihres W-2 ausstatten Mitarbeiter W-31, die bis zum 2. Januar fällig sind. Ein Mitarbeiter kann Kopien seines W-30 anfordern, und Sie müssen die Anfrage innerhalb von XNUMX Tagen nach Erhalt des letzten Gehaltsschecks durch den Mitarbeiter erfüllen.
Erweiterung
Wenn Sie nicht genügend Zeit haben, um die Formulare W-2 vorzubereiten, oder wenn die mildernden Umstände Sie daran hindern, die W-2-Formulare der Mitarbeiter auszuzahlen, müssen Sie vor dem 31. Januar an das IRS schreiben. Ihr Brief muss Ihre Kontaktinformationen und die Arbeitgeberidentifikationsnummer sowie den Namen und die Unterschrift der Person enthalten, die befugt ist, eine solche Anfrage zu stellen. Geben Sie den Grund für Ihre Korrespondenz an – um eine Verlängerung der Frist für die Auszahlung von „Formularen W-2“ an Ihre Mitarbeiter zu beantragen – und erläutern Sie, was die Verzögerung verursacht hat. Wenn Sie eine Verlängerung für mehr als 10 Formulare W-2 benötigen, müssen Sie eine elektronische Anfrage einreichen.
Zurückgegangene Post
Wenn Sie eine E-Mail für Formulare W-2 erhalten, die Sie den Mitarbeitern zur Verfügung stellen wollten, bewahren Sie diese vier Jahre lang in einer Datei auf. Bewahren Sie die zurückgegebenen Formulare W-2 wie alle anderen Beschäftigungsnachweise in einer sicheren Datei auf. Wenn Ihre W-2-Formulare elektronisch gespeichert werden, stellen Sie sicher, dass sie ordnungsgemäß gescannt wurden, um relevante Informationen darüber anzuzeigen, warum das Formular zurückgegeben wurde, z. B. falsche Adresse oder kein solcher Name an der Adresse.